Cuando se trata de gestionar proyectos de cierta envergadura puede resultar difícil mantener una comunicación fluida entre los diferentes agentes que intervienen en su desarrollo.
Piénsalo, ¿cuántas interrupciones has recibido por parte de otros compañeros o responsables para saber en qué punto del trabajo te encuentras? O, visto desde el otro lado, ¿cuántas llamadas o correos has tenido que hacer para conocer el verdadero estado en el que se encuentra un proyecto?
Todas estas distracciones y pérdidas de tiempo desaparecen con la implementación de la metodología Kanban.
¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban es una subcategoría de las metodologías ágiles cuyo objetivo es poder comprender el estado general de un proyecto y todas las acciones vinculadas al mismo de un solo vistazo.
Este sistema de gestión de proyectos fue desarrollado por un ingeniero japonés de Toyota a finales de los años 40. La traducción de su nombre al español nos indica claramente en qué consiste esta metodología.
La palabra japonesa ‘Kan’ significa ‘visual’ en japonés, mientras que la palabra ‘Ban’ se refiere a ‘tarjetas’. Por lo tanto, la palabra Kanban sería algo así como ‘tarjetas visuales’.
En sus inicios, la metodología Kanban consistía en dibujar un tablero con diferentes columnas (una por cada etapa del proceso) en una pizarra blanca y añadir un post-it o tarjeta por cada tarea tarea a realizar.
Las diferentes tareas iban avanzando de una columna a la otra hasta completar el proceso de producción. De manera que todo el equipo involucrado en la gestión de un proyecto podía tener una visión global del proyecto y el punto del proceso en el que se encuentra consultando el tablero Kanban, sin necesidad de molestar a sus compañeros.
En la actualidad, estas pizarras y post-its se han convertido en tableros digitales a los que se puede acceder con una conexión a internet.
¿Qué roles intervienen en la metodología Kanban?
Así como para implementar la metodología Scrum es necesario contar con un Scrum Master, para incorporar un tablero Kanban a la gestión de tus proyectos no es necesario ningún rol especializado.
Tan solo necesitas una persona que se encargue de trasladar las peticiones y comentarios del cliente al resto del equipo, a la que denominaremos Service Request Manager, y otra que se ocupe de que todas las tarjetas fluyan por el tablero Kanban a un ritmo aceptable, a la que llamaremos Service Delivery Manager.
Dentro de las responsabilidades del Service Request Manager encontramos las siguientes tareas:
- Ejercer de enlace entre el cliente y el resto del equipo.
- Asignar una prioridad u otra a las tarjetas Kanban según las necesidades del cliente.
- Alinear las políticas de servicios con las expectativas del cliente.
Este rol es muy parecido a lo que, en metodología Scrum, conocemos como Product Owner. Sin embargo, en la mayoría de organizaciones, suele ser asumido por el responsable de equipo o Product Manager.
Por otro lado, el Service Delivery Manager, se ocupa de supervisar la parte más operacional. Como por ejemplo:
- Identificar posibles cuellos de botella que impiden que las tarjetas fluyan por el tablero Kanban al ritmo deseado.
- Comprobar que se cumplan los plazos de entrega.
- Recoger métricas para detectar errores y áreas de mejora.
- Valorar la efectividad de la metodología de trabajo.
En este caso, los cargos que suelen asumir este rol son los jefes de equipo o el Delivery Manager, siempre que la organización cuente con uno de ellos.
En definitiva, que dependiendo de la magnitud del proyecto y del equipo a gestionar, las funciones del Service Request Manager y el Service Delivery Manager podrían llevarse a cabo por una sola persona: el jefe de equipo.
5 pasos para implementar la Metodología Kanban en tu empresa
Implementar la metodología Kanban en tu empresa puede ser la clave para aumentar la eficiencia de tus equipos y mejorar los procesos de producción.
Además, su implementación es tan sencilla que te permitirá ponerla en práctica de un día para el otro. Solo debes seguir las indicaciones que ofrecemos a continuación.
1 - Establecer el flujo de trabajo
El primer paso para instaurar la metodología Kanban es crear un tablero y compartirlo con el resto del equipo.
2 - Definir las fases de producción
A continuación, deberéis crear las columnas de acuerdo a las fases del proceso de producción.
Por ejemplo, en un tablero Kanban sencillo, estas columnas suelen ser ‘Por hacer’, ‘ En curso’ o ‘Tarea completada’, pero según el tipo de proyecto se pueden añadir muchas más como ‘en imprenta’ o ‘pendiente de aprobación por algún superior’ o cualquier pequeña etapa por la que pase el producto antes de darse por finalizado.
3 - Añadir las tareas
Una vez que se hayan identificado las diferentes columnas de acuerdo a las fases de producción del producto, añadiremos todas las tareas que formen parte de ese flujo de trabajo o proyecto al tablero Kanban.
Cada tarea se plasmará en una tarjeta y conforme se vaya completando el trabajo, irá avanzando por el tablero hasta llegar a la columna de ‘tarea completada’.
Dentro de estas tarjetas se puede incluir cualquier tipo de información como observaciones, datos de interés o documentos adjuntos.
4 - Realizar un seguimiento adecuado
El jefe de equipo o Service Delivery Managerdeberá realizar un seguimiento periódico sobre el ritmo de trabajo y añadir, en caso de que sea necesario, nuevas tareas que deriven de las iniciales dando prioridad, eso sí, a la finalización de las tareas que se encuentran ‘En curso’.
Gracias a la flexibilidad de la metodología Kanban, también es posible detectar posibles excesos de carga de trabajo y reasignar las tareas de acuerdo a la disponibilidad actual del equipo para agilizar el proceso.
5 - Evaluación de procesos y áreas de mejora
Cuando todas las tarjetas del tablero Kanban se encuentren en estado ‘finalizado’ será el momento de evaluar el proceso y detectar posibles áreas de mejora para siguientes ocasiones.
Ejemplos de Tablero Kanban
Como ya hemos comentado, existen diferentes maneras de organizar las columnas de tu tablero Kanban:
- Tablero Kanban básico
Es el más sencillo de todos y solo cuenta con 3 columnas: ‘Por hacer’, 'En curso’ o ‘Tarea terminada’.
- Tablero Kanban basado en el tiempo
En este tipo de tablero se organizan las tareas en base a la urgencia con columnas como ‘En curso’, ‘Para hoy’, ‘Para mañana’, ‘Para esta semana’ o ‘Algún día’.
Es un modelo muy utilizado por empresas con un gran volúmen de trabajo acumulado.
- Tablero Kanban de equipo
En el caso de los tableros de equipo Kanban, se suele utilizar columnas de amortiguamiento para indicar que la tarjeta está lista para que la persona que ejerce como Service Delivery Manager pueda revisarlas ymoverlas a la siguiente fase del proceso.
De este modo es más fácil coordinar el flujo de trabajo y los diferentes equipos que intervienen en él.
Estos son algunos de los tableros más utilizados dentro de la metodología Kanban, pero también los hay específicos para cada área de la empresa o flujo de trabajo. Así, encontramos tableros Kanban para el flujo de ventas, para el desarrollo de producto o para la comercialización en línea, entre muchos otros.
¿Te gustaría aprender más sobre la metodología Kanban?
En este curso sobre Kanban aprenderás todo lo que necesitas para empezar a implementarla.
