¿Quién es el Buyer?
El Buyer, dentro de los perfiles que trabajan en el área de operaciones, se encarga de llevar adelante todas las actividades de la empresa relacionadas con las compras.Es quien representa a la empresa durante las fases de negociación y cierre de una adquisición, y quien asegura el abastecimiento de bienes y servicios necesarios para la producción.
¿Cuál es su rol?
El rol del Buyer es actuar como representante de la empresa en las distintas fases de compra. Para lograrlo, primero se ocupa de tareas previas de organización: analiza las necesidades reales de la empresa y, bajo la guía de su manager, ayuda a seleccionar proveedores. También debe recopilar información sobre las personas y empresas con las que interactúa y conocer los términos y condiciones de compra vigentes.
En la fase de compra, el Buyer contacta al proveedor para hablar sobre los datos del producto y el precio. Ahí asume el papel de negociador, intentando reducir al mínimo el costo de las transacciones.
Como profesional del área comercial, puede trabajar en el sector público, en una empresa de distribución o en una empresa industrial. En cualquier caso, su función no se limita solo a comprar: también gestiona contratos y construye una relación sólida con partnerscomerciales.
¿Qué objetivos debe cumplir?
Sus tareas giran alrededor de cuatro operaciones clave del purchasing: organización, ejecución, gestión de riesgos y negociación.
1. Organización de compras
Actividades de purchasing y su impacto en la rentabilidad
El Buyer debe actuar con una estrategia definida y un objetivo claro. Por eso planifica los pasos para realizar compras, manteniendo un enfoque ético y responsable. Su objetivo principal es asegurar la rentabilidad de la gestión.
Análisis de necesidades del negocio
Aquí se trata de tener claridad sobre lo que la empresa realmente necesita. Es clave identificar necesidades, cuantificar gastos y tener un inventario completo de lo que hay que comprar. Analizar el negocio también ayuda a asignar y gestionar bien un presupuesto. Este paso es esencial para evitar gastos innecesarios.
Análisis del mercado de proveedores
Un análisis global del mercado es importante: no solo ayuda a identificar riesgos, también te da una visión clara de los beneficios esperados.
Desarrollar una estrategia de compra
En esta fase final, el Buyer define un plan de acción que guía todas las compras. Este plan debe revisarse con los superiores y alinearse con las prioridades de dirección. Antes de liberar fondos, hay que identificar riesgos y oportunidades en cada etapa de compra.
2. Ejecución de compras
Responder a una necesidad de compra
Es importante identificar y ordenar las necesidades del cliente interno o de la dirección. El Buyer debe hacer un análisis funcional por cada solicitud de compra que recibe. Luego viene la formalización de las especificaciones.
La actividad de sourcing
El sourcing permite obtener la mayor cantidad de información posible a partir de un objetivo definido. Es muy útil para elegir proveedor porque ayuda a evaluar su desempeño de forma objetiva. En esta etapa, los cuestionarios de evaluación pueden ser una herramienta clave.
Gestionar una licitación
La gestión de una licitación empieza con redactar y lanzar la oferta. Las primeras fases son vitales para atraer a proveedores. El Buyer debe definir criterios de selección relevantes y comparar propuestas para elegir al mejor proveedor.
3. Gestión de riesgos ligados a la compra
Conocer las bases del derecho de compras
El Buyer no puede confiar solo en su habilidad comercial. Necesita manejar el marco legal de su campo. Debe respetar normas obligatorias y complementarias, sin olvidar las obligaciones de ambas partes: quien vende y quien compra.
Conocer los fundamentos de los contratos
Debe entender cómo un contrato regula un acuerdo comercial: qué incluye y cómo se redacta. También debe poder explicar a dirección las ventajas y desventajas del acuerdo.
Asegurar el cumplimiento de las obligaciones financieras del contrato
Esta actividad, muy ligada a la seguridad, mejora el rendimiento de la empresa. Ayuda a evitar situaciones difíciles de gestionar y permite ganar margen en el uso del presupuesto de compras.
4. Negociación
Preparar la negociación
Primero, el Buyer arma un expediente completo de la negociación con toda la información útil. Debe anticipar respuestas del proveedor y planificar concesiones. En resumen: preparar una estrategia eficaz para lograr los objetivos definidos.
Conducir la negociación
En esta fase, el Buyer debe manejar la conversación de forma equilibrada y mantener el control. Es decir, actuar con criterio para no darle ventaja a la otra parte.
Como negociador, debe usar técnicas de comunicación y argumentación adecuadas. Esto implica escucha activa y buenos métodos de persuasión.
Cerrar la negociación de forma favorable
Este último paso no debe subestimarse: es la clave para una compra exitosa. Lograr el objetivo rápido y elegir el momento correcto para cerrar el acuerdo son puntos fundamentales.
¿Qué requisitos necesitas para ser Buyer?
- Muy buena comunicación oral y escrita
- Dominio de negociaciones de compra
- Buen manejo de e-commerce
- Buenas habilidades para relacionarte
Para llegar a ser Buyer, necesitas aprender métodos y herramientas correctas, y desarrollar comportamientos profesionales. Debes demostrar habilidades comerciales para negociar y buscar oportunidades.
Como gran parte del trabajo del Buyer implica negociar, una buena comunicación es más que necesaria. No solo habla con proveedores: también debe convencer a sus superiores. Tiene que comunicarse como un profesional y, al mismo tiempo, defender sus ideas.
Además, algunas tareas (sobre todo las de organización) requieren buena capacidad de gestión: controlar todas las etapas de una compra y monitorear riesgos. También demuestra habilidades de gestión en su relación con el proveedor: ambos son responsables del abastecimiento de stock de la empresa.
El Buyer también debe conocer el mundo del e-commerce. Hoy casi todo se hace online: transacciones, comunicación e investigación.
¿Qué formación se necesita?
Para ser Buyer, normalmente se pide una licenciatura (grado) o un máster en comercio o marketing. Aun así, algunas personas han llegado al puesto con un título técnico y experiencia profesional de prácticas.
También puedes acceder con una carrera de otra área (por ejemplo, comunicación), siempre que demuestres habilidades comerciales y de compra. Para eso, se ofrecen formaciones para aspirantes a Buyer, con el fin de adquirir las competencias necesarias.
No serás un Buyer “más”, sino un Buyer responsable. Esto se logra con una formación que mezcla contenidos valiosos y métodos innovadores (role plays, contenidos interactivos, cursos mixtos). Además, podrás demostrar tus habilidades con una certificación adecuada y convencer más fácil a futuros empleadores de lo que sabes hacer.
