Gestionar de inventarios: el rol que asegura disponibilidad y cuida la rentabilidad

Lo que tienes que llevarte de este artículo

• El/la gestor/a de inventarios es una pieza clave en logística: asegura que haya producto disponible, pero sin disparar los costos del inventario.
• Sus funciones cubren recepción, almacenamiento, distribución y registro de mercancía, evitando tanto quiebres de stock como exceso de inventario.
• Debe manejar herramientas de control (inventarios, albaranes, software de gestión) y coordinarse con transportistas y proveedores.
• Orden, organización, rapidez de reacción y buen manejo de herramientas digitales son indispensables.

¿Qué es un/a gestor/a de inventarios?

El/la gestor/a de inventarios (GS) también se conoce como responsable de aprovisionamiento o almacenero/a. Normalmente depende del área de logística, del área administrativa-financiera y/o del área de compras.

La gestión de inventario es una de las grandes preocupaciones de cualquier dirección: si se hace mal, afecta la rentabilidad y puede generar problemas de caja. Por eso, este rol exige mucha precisión y cero descuidos. Su trabajo es definir estrategias para cumplir objetivos asegurando una distribución constante de mercancía.

El/la gestor/a de inventarios tiene un rol importante tanto en empresas comerciales como industriales. Se encarga de toda la cadena: desde la compra de productos, su entrada al almacén, su salida y, al final, su registro contable.

¿Cuál es su rol?

Es un puesto estratégico y de confianza. Se le asignan tareas de recepción, preparación, distribución y almacenamiento de piezas o mercancías, buscando siempre una gestión eficiente del inventario.

• Si el inventario es muy bajo, la empresa se expone a quiebres de stock.
• Si hay demasiado inventario, suben los costos y se afecta el equilibrio de la tesorería.

Por eso, su trabajo es saber cuánto tener y cuándo tenerlo. Debe crear una política de aprovisionamiento clara y una gestión inteligente para maximizar ganancias y reducir costos.

Trabaja muy de cerca con transportistas y proveedores, coordinando todo el proceso de abastecimiento dentro de los plazos acordados. También ajusta volumen y espacio según la demanda (orden, superficie, rotación de productos, etc.). Controla pedidos de principio a fin, respetando tiempos y costos.

Y ojo: llevar inventarios bien hechos es básico para que la gestión funcione.

¿Cuáles son sus funciones?

1) Planificar pedidos y entregas con proveedores

Debe proyectar ventas y planificar necesidades de suministro. Luego alinea el calendario con proveedores y les avisa si hay cambios.

Cuando el inventario llega a cierto nivel, hace el pedido teniendo en cuenta necesidades y plazos. Al recibir la mercancía, verifica que cumpla lo acordado en el contrato.

Puede usar un sistema de órdenes de compra para controlar adquisiciones. También debe reportar a dirección los costos asociados a las compras (viajes, llamadas, copias, etc.) y los costos de almacenamiento (almacenaje, manipulación, vigilancia, electricidad, personal, alquiler y mantenimiento del almacén, etc.).

2) Evaluar el desempeño de los proveedores

A veces elige directamente proveedores y debe evaluarlos: si cumplen exigencias, cómo se mide, con qué indicadores, quién da seguimiento, etc.

Se apoya en enfoques tipo ISO para evaluación y seguimiento. Algunos indicadores típicos:

• Precio y calidad / consistencia de la calidad
• Variedad de productos
• Acceso a la información
• Stock disponible
• Plazos y rapidez
• Puntualidad en entregas
• Evolución de precios
• Disposición para colaborar en nuevos productos
• Disponibilidad del equipo comercial
• Facilidad para contactar a un responsable
• Rapidez ante pedidos o incidencias (tarifas, no conformidades, etc.)
• Tiempo de relación comercial

3) Hacer seguimiento cualitativo y cuantitativo de lo recibido

Aquí actúa como receptor/a: debe revisar que lo entregado sea correcto antes de firmar el albarán.

Si detecta algo raro (daños, paquetes golpeados, faltantes), debe avisar al proveedor de inmediato y dejarlo por escrito de forma clara y detallada. Si todo está bien, registra la mercancía y supervisa el orden en las zonas de recepción hasta su ubicación definitiva.

4) Encargarse de los inventarios

El inventario es su herramienta principal: sirve para valorar el stock y reflejarlo en contabilidad al cierre.

También permite comparar:

• lo que “dice” el sistema
• vs lo que realmente hay

Si hay diferencias grandes, puede haber fallas del proceso (pérdidas, robos, etc.). Puede hacer inventario anual o inventario rotativo, usando hojas de conteo, conteo físico, ajustes a stock real y valorización del inventario.

Documentos clave para gestionar inventario

Para llevar control serio de entradas y salidas, se usan documentos como:

• Orden de compra
• Albarán / comprobante de entrega
• Ficha de stock (control en tiempo real)
• Inventario físico (comparar real vs sistema)
• Vale de salida
• Reportes de incidencias

Competencias y cualidades para hacerlo bien

Resumen de habilidades del puesto

• Gestión de equipos
• Escucha activa
• Saber liderar
• Habilidades sociales
• Manejo del estrés
• Conocer normativas aduaneras

Además, necesita buen trato con el equipo comercial y con proveedores. Debe ser metódico y ordenado y saber coordinar a su gente receptores, almaceneros, carretilleros.

Como lo digital está en todo, tiene que manejar software de logística (Klick Stock, OpenConcerto, Dolibarr, Openflex, Dolisim, Inventoria, etc.) y también herramientas de control de producción como la GPAO.

Este rol se enfrenta a situaciones complicadas (faltantes, roturas en manipulación, etc.), así que hay que mantener la calma. Si la empresa opera internacionalmente, conviene conocer normativa aduanera y legislación del transporte. Y el inglés suele ser un plus importante.

¿Cuánto gana un/a gestor/a de inventarios en España?

Depende de experiencia, tamaño de empresa y sector.

• Al inicio: entre 1.480€ y 2.110 brutos/mes
• Con experiencia: puede subir a 1.560 – 2.310 € brutos/mes
  En empresas grandes o sectores especializados, puede ser más.

Hay opciones de crecimiento hacia roles como responsable de logística o supply chain.

¿Qué estudios necesitas?

La logística está creciendo y cada vez atrae a más gente. Muchas personas llegan a este rol después de pasar por posiciones como almacenero/a-carretillero/a.

Suele pedirse un título tipo Bac +2 (por ejemplo, estudios técnicos en gestión logística), aunque también sirven:

• Bachillerato profesional en logística
• Bachillerato profesional en explotación del transporte
• Título profesional de Técnico/a Superior en Métodos y Operación Logística (TSMEL)

¿Cómo llegar a ser gestor/a de inventarios?

Se ofrece una formación certificante de dos días sobre métodos prácticos de gestión de inventarios (elegible al CPF). Es intensiva y busca mejorar la gestión de inventario en empresa: detectar zonas de riesgo, reducir costos y definir el stock de seguridad según el nivel de servicio.

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