La descripción del puesto de trabajo
La descripción del puesto de trabajo, en adelante DPT, es "la relación detallada de las tareas de un puesto y de los requisitos personales necesarios para llevarlos a cabo", según la definición recogida en El capital humano y la empresa.
En Cegos trabajamos desde hace décadas con departamentos de recursos humanos, y hemos comprobado que muchas de las dificultades que encuentran en selección, retribución o evaluación tienen un mismo origen: no saber con precisión qué hace realmente cada puesto. En este artículo explicamos qué es la DPT, cómo se elabora y por qué sigue siendo una de las herramientas más útiles de la gestión de personas. 📄
¿Qué es un puesto de trabajo?
Antes de describir un puesto conviene precisar el concepto. Un puesto de trabajo es el conjunto de tareas, funciones y responsabilidades que una organización asigna a una posición determinada dentro de su estructura, con independencia de quién la ocupe en cada momento.
Ese último matiz es esencial y suele ser fuente de confusión: el puesto no es la persona. Una organización puede tener cinco personas ocupando el mismo puesto, y ese puesto seguirá existiendo cuando esas personas se marchen. Por eso la descripción se refiere siempre a la posición y a lo que exige, nunca a las cualidades particulares de quien la desempeña actualmente.
Esta distinción tiene consecuencias muy prácticas: permite valorar los puestos por su aportación a la organización y no por el desempeño de quien los ocupa, que es objeto de otro proceso distinto.
¿Qué es la DPT en recursos humanos?
La DPT es el documento que recoge, de forma estructurada, todo lo relativo a un puesto: sus funciones y tareas, las condiciones en las que se desarrolla el trabajo, y la formación, la experiencia y las competencias necesarias para ocuparlo.
Cuando se realizan varias descripciones sobre un mismo puesto y se consolidan en un único documento, el resultado es la monografía del puesto: la síntesis de toda la información recogida, que recoge en detalle sus funciones, sus condiciones laborales y sus requisitos.
Es un documento laborioso de elaborar, pero permite alcanzar una gran cantidad de objetivos. La DPT es, de hecho, la base de al menos veintiún objetivos distintos en la gestión de personas.
¿Para qué sirve la descripción del puesto de trabajo?
Estas son las principales aplicaciones de una DPT bien elaborada:
- Valoración de puestos: permite establecer el valor de cada puesto en función de su aportación a la organización, no del desempeño de quien lo ocupa. Es la base de cualquier política retributiva equitativa.
- Selección de personal: define con precisión qué se busca, lo que permite diseñar procesos ajustados a la realidad del puesto y ser más justos con los candidatos.
- Evaluación del desempeño: aporta los criterios sobre los que valorar si una persona cumple con lo que su puesto exige.
- Detección de necesidades formativas: al comparar los requisitos del puesto con las competencias reales de quien lo ocupa.
- Planificación de plantillas y sucesiones: facilita las decisiones de reorganización, promoción o cobertura de vacantes.
- Implantación de sistemas de calidad: muchas certificaciones exigen tener documentadas las funciones y responsabilidades.
- Prevención de riesgos laborales: al identificar las condiciones en las que se desarrolla el trabajo.
- Claridad y bienestar del equipo: asignar funciones y tareas claras reduce la ambigüedad de rol, una de las principales fuentes de estrés y de conflicto interno.
- Diseño organizativo: permite detectar duplicidades, solapamientos o funciones huérfanas entre puestos.
Cómo elaborar una DPT paso a paso
Son varios los pasos necesarios para realizar una descripción de puesto de forma rigurosa:
- Planificar el proyecto, determinando los objetivos que se quieren conseguir con las descripciones.
- Determinar qué puestos se van a describir, según la finalidad del proyecto y los recursos disponibles.
- Decidir quién participará: si intervendrán todos los ocupantes de los puestos analizados o solo algunos de ellos.
- Seleccionar el método de recogida de información (entrevistas, incidentes críticos, cuestionarios, observación).
- Elaborar el presupuesto del proyecto.
- Diseñar el cuestionario que se utilizará para recabar la información.
- Escribir la guía del analista, que es la pieza central de todo el proceso.
- Consolidar toda la información de cada DPT en un único documento: la monografía del puesto.
Las 5 preguntas clave de la guía del analista
La guía del analista es el elemento central del proceso, y se considera completa cuando permite dar respuesta, por alguno de los métodos elegidos, a cinco cuestiones:
- ¿Qué se hace en el puesto? Las tareas y funciones concretas que se desarrollan.
- ¿Cómo se hace? Los procedimientos, métodos y forma de ejecución.
- ¿Con qué se hace? Los medios, herramientas, equipos y recursos empleados.
- ¿Para qué se hace? La finalidad de cada tarea y su contribución al conjunto.
- ¿Con qué frecuencia se hace? La periodicidad de cada actividad, que permite distinguir lo habitual de lo excepcional.
Son preguntas sencillas, y ahí reside buena parte de su eficacia: permiten obtener una descripción fiel del puesto que servirá después de base para procesos mucho más delicados, como la gestión del desempeño o una remodelación de plantilla.
Métodos para recoger la información
La calidad de una DPT depende en gran medida del método elegido para recabar los datos. Estos son los principales:
- Entrevista: conversación estructurada con quien ocupa el puesto y, con frecuencia, también con su responsable. Aporta información rica y permite aclarar dudas sobre la marcha, aunque consume bastante tiempo.
- Cuestionario: formulario que completa el ocupante del puesto. Permite llegar a muchas posiciones con poco coste, pero la calidad de las respuestas es desigual y no admite matices.
- Observación directa: el analista observa el desempeño real del trabajo. Muy útil en puestos operativos y manuales; poco eficaz en puestos intelectuales, donde la actividad no es visible.
- Incidentes críticos: se recogen situaciones concretas especialmente significativas, tanto de desempeño excelente como deficiente. Aporta información muy valiosa sobre las competencias realmente determinantes.
- Métodos mixtos: combinar varias técnicas es lo habitual y lo más recomendable, porque compensa las limitaciones de cada una.
Qué debe incluir una descripción de puesto
Aunque el formato varía según la organización, una DPT completa suele contener los siguientes apartados:
- Identificación del puesto: denominación, departamento, ubicación y código si lo hubiera.
- Posición en el organigrama: de quién depende, a quién dirige y con qué áreas se relaciona.
- Misión o finalidad del puesto: para qué existe, resumido en una o dos frases.
- Funciones y tareas principales: con su frecuencia y su peso relativo.
- Responsabilidades: sobre personas, recursos económicos, información o resultados.
- Requisitos: formación, experiencia, conocimientos técnicos, idiomas y competencias necesarias.
- Condiciones de trabajo: entorno físico, horarios, desplazamientos y riesgos asociados.
- Indicadores de desempeño: cómo se medirá si el puesto cumple su finalidad.
¿Tan importante es la descripción del puesto de trabajo?
Una vez asumido que la DPT es (o debería ser) la base de muchas de las tareas que se desarrollan en recursos humanos, cabe preguntarse si se trata de un proceso lo suficientemente sólido, si aporta información realmente robusta y qué procesos complejos o tecnológicos garantizan la validez de los datos obtenidos.
La respuesta puede resultar decepcionante para algunos. En un contexto en el que lo caro, lo novedoso, lo altamente tecnológico y lo complicado tiende a considerarse lo mejor en casi cualquier circunstancia, la sencillez de la DPT puede parecer poca cosa.
Y, sin embargo, es precisamente ahí donde reside su fortaleza. La descripción del puesto de trabajo no es intrincada ni tecnológicamente sofisticada, pero no conviene infravalorarla por ello: es la base de buena parte de los procesos de recursos humanos, incluida la selección de personal, y permite desarrollar el trabajo con la seguridad de que se apoya en una descripción lo más fiel posible de la realidad. Con ello se consigue algo especialmente importante: ser lo más justos posible con las personas.
Quienes quieran profundizar en el diseño y la aplicación de estas herramientas encontrarán contenidos específicos en la formación del área de recursos humanos de Cegos, que abarca desde el análisis de puestos hasta la valoración del desempeño de los empleados.
Preguntas frecuentes sobre la descripción del puesto de trabajo
¿Qué diferencia hay entre descripción y análisis del puesto de trabajo?
Son dos fases consecutivas del mismo proceso que conviene distinguir. El análisis del puesto es el procedimiento de recogida y estudio de la información: entrevistar, observar, aplicar cuestionarios y examinar los datos obtenidos para comprender qué se hace en esa posición y qué exige. La descripción del puesto es el resultado documental de ese análisis: el documento que plasma de forma ordenada las funciones, responsabilidades, condiciones y requisitos identificados. Dicho de forma sencilla, el análisis es el trabajo de investigación y la descripción es el informe que lo recoge. A ambos suele añadirse una tercera fase, la valoración del puesto, que determina su importancia relativa dentro de la organización y sirve de base para las decisiones retributivas.
¿Cada cuánto tiempo hay que actualizar las descripciones de puesto?
Una descripción desactualizada resulta peor que no tenerla, porque induce a decisiones erróneas en selección, retribución o evaluación. Como referencia general conviene revisarlas cada dos o tres años, aunque en entornos de cambio rápido el plazo debería acortarse. Más allá del calendario, hay circunstancias que exigen una revisión inmediata del puesto afectado: una reorganización del área, la incorporación de nuevas tecnologías que modifican la forma de trabajar, un cambio significativo en las funciones asignadas, la creación de un puesto nuevo o la fusión de dos existentes. Una práctica muy útil y de bajo coste consiste en aprovechar las conversaciones anuales de evaluación para preguntar a cada persona si su descripción sigue reflejando lo que realmente hace: las discrepancias que afloran suelen ser muy reveladoras.
¿Es lo mismo la descripción de puesto que la oferta de empleo?
No, aunque la primera sea la base de la segunda. La descripción del puesto es un documento interno, exhaustivo y técnico, cuya finalidad es reflejar con precisión la realidad de la posición para sustentar los procesos de gestión de personas. La oferta de empleo es un documento externo y de comunicación, cuyo objetivo es atraer candidatos adecuados: selecciona la información más relevante, la redacta en un tono atractivo e incorpora elementos que la descripción no contempla, como la propuesta de valor de la empresa o las condiciones ofrecidas. Publicar una descripción de puesto tal cual como oferta es un error frecuente: resulta farragosa, poco atractiva y suele espantar a buenos candidatos. Lo correcto es utilizarla como fuente de la que extraer la información veraz que después se comunica de forma adecuada.
¿Puede una pyme elaborar descripciones de puesto?
Sí, y suele resultarle muy beneficioso, precisamente porque en las empresas pequeñas la ambigüedad de funciones es más frecuente: todo el mundo hace un poco de todo y nadie sabe con certeza qué le corresponde. No hace falta desplegar un proyecto formal con presupuesto y guía del analista. Basta con un enfoque proporcionado: reunirse con cada persona, responder juntos a las cinco preguntas clave (qué, cómo, con qué, para qué y con qué frecuencia), recoger el resultado en un documento breve de una o dos páginas y validarlo. El ejercicio suele revelar duplicidades, tareas que nadie asume y desequilibrios de carga que pasaban desapercibidos. Además, resulta especialmente valioso cuando la empresa empieza a crecer, porque incorporar a alguien nuevo sin tener claro qué se espera de su puesto es una de las causas más habituales de contrataciones fallidas.
¿Qué errores conviene evitar al describir un puesto?
Los más frecuentes son cinco. El primero, y el más grave, es describir a la persona en lugar del puesto: adaptar las funciones a quien lo ocupa ahora invalida el documento en cuanto esa persona cambie de posición. El segundo es la vaguedad: funciones como "colaborar con el equipo" o "apoyar en lo necesario" no aportan información utilizable. El tercero es la omisión de tareas reales, especialmente de aquellas que no figuran en ningún procedimiento pero consumen tiempo, como las coordinaciones informales o la resolución de incidencias. El cuarto es el exceso de detalle, que convierte el documento en inmanejable y lo condena a quedar obsoleto de inmediato. Y el quinto es no validar la descripción con el ocupante y con su responsable, un paso que apenas cuesta tiempo y evita la mayoría de los errores anteriores.
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