AI Act: qué es, plazos y obligaciones para tu empresa y RR. HH.

El AI Act (Reglamento (UE) 2024/1689) es la ley europea que regula la inteligencia artificial según el riesgo de cada uso. Si tu empresa usa herramientas de IA sin desarrollarlas, el efecto práctico es este: ya está prohibido usar IA para reconocer las emociones de las personas en el trabajo, ya es obligatorio que quienes usan IA tengan una formación suficiente (desde el 2 de febrero de 2025) y las obligaciones de los sistemas de alto riesgo, como los que seleccionan o evalúan personas, se han aplazado al 2 de diciembre de 2027.

En esta guía explicamos qué es el AI Act, qué plazos se aplican, qué papel tiene tu empresa, qué cambia para Recursos Humanos (selección, evaluación, monitorización y formación) y por dónde empezar. Está revisada a 4 de noviembre de 2026, con el calendario modificado por el Ómnibus Digital (Reglamento (UE) 2026/1744, en vigor desde el 27 de julio de 2026).

¿Qué es el AI Act y a quién afecta?

El AI Act es el primer reglamento europeo que regula la IA de forma horizontal. Afecta a quienes desarrollan, comercializan, importan, distribuyen o usan sistemas de IA en la Unión Europea, aunque el sistema venga de un proveedor de fuera. Su lógica es proporcional: cuanto mayor es el riesgo de un uso, más obligaciones tiene.

Calendario del AI Act: qué se aplica y cuándo

El aplazamiento del alto riesgo no es una pausa total: las prohibiciones y la alfabetización en IA ya se aplican, y empezar antes de 2027 evita improvisar. Si lees artículos anteriores a julio de 2026, es posible que sigan citando agosto de 2026 para los sistemas de alto riesgo.

Proveedor o responsable del despliegue: qué papel tiene tu empresa

Las obligaciones dependen del papel que tenga la organización en la cadena de la IA. El reglamento distingue cuatro:

• Proveedor: desarrolla un sistema de IA y lo comercializa o lo pone en servicio con su nombre. Es quien soporta más obligaciones: evaluación de conformidad, documentación técnica y registro.
• Responsable del despliegue (deployer): usa un sistema de IA en su actividad profesional. Es el papel de la mayoría de las empresas: las que usan un ATS con puntuación automática, un chatbot de atención al cliente o una herramienta de análisis de desempeño que incorpora IA.
• Importador: introduce en la UE un sistema de un proveedor establecido fuera.
• Distribuidor: pone a disposición en el mercado un sistema sin modificarlo.

Un detalle que conviene no pasar por alto: si un responsable del despliegue cambia la finalidad prevista de un sistema, aunque sea de forma aparentemente menor, o lo modifica de manera sustancial, asume las obligaciones del proveedor.

Qué debe hacer una empresa que usa IA de alto riesgo

• Elegir bien al proveedor: pedir la documentación técnica, la declaración de conformidad y las instrucciones de uso. Si falta algo, el sistema no está listo para usarse, y el problema pasa a ser de la empresa que lo contrató.
• Garantizar supervisión humana por personas con la formación y la autoridad necesarias.
• Vigilar el funcionamiento y conservar los registros automáticos que genere el sistema.
• Informar a las personas trabajadoras y a sus representantes antes de usar en el centro de trabajo un sistema de alto riesgo.
• Revisar el contrato y los datos personales: si el sistema trata datos personales, se suman las obligaciones del RGPD (encargado del tratamiento, auditoría, subencargados).

La revisión del proveedor no es un trámite de compras: una actualización importante del sistema puede cambiar su situación, y la responsabilidad no desaparece porque el fallo sea del software de un tercero.

Qué cambia para Recursos Humanos

El reglamento incluye el empleo y la gestión de personas entre los usos de alto riesgo: selección y contratación, decisiones de promoción o despido, asignación de tareas y seguimiento y evaluación del rendimiento. Estos son los usos más habituales y cómo se tratan:

En España hay además una pieza propia: el artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores reconoce a la representación legal de las personas trabajadoras el derecho a ser informada de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de IA que afectan a decisiones sobre las condiciones de trabajo, el acceso al empleo o su mantenimiento, incluida la elaboración de perfiles. Conviene revisar estos casos con asesoría jurídica laboral.

Si diriges la selección, te ayudará también nuestra guía sobre la entrevista por competencias y la de sesgos cognitivos en el trabajo, porque una IA entrenada con decisiones pasadas puede repetir sus sesgos. Y para el seguimiento del rendimiento, repasa cómo hacer bien la evaluación del desempeño y qué aporta el people analytics.

Alfabetización en IA: la obligación que ya se aplica

El artículo 4 del reglamento obliga a los proveedores y a los responsables del despliegue a tomar medidas para que su personal, y las demás personas que usen IA en su nombre, tengan un nivel suficiente de alfabetización en IA, según sus conocimientos, su experiencia, el contexto de uso y las personas sobre las que se aplica. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025 y no es solo para quien maneja la herramienta: también afecta a quien define las políticas de RR. HH.

El reglamento no fija una titulación concreta, así que la forma práctica de cumplir es formar por perfiles: personas de selección y de gestión de talento, mandos que evalúan a sus equipos y dirección. Quien no sabe explicar cómo funciona un sistema de puntuación no debería tomar con él decisiones sobre personas.

Sanciones del AI Act

En las pymes se aplica el importe menor de cada franja. Más allá de las multas, usar una IA discriminatoria en RR. HH. tiene un coste reputacional y legal que casi siempre es mayor.

Checklist para RR. HH.: por dónde empezar

1. Haz un inventario de todas las herramientas con IA que se usan en selección, desempeño, teletrabajo y bienestar.
2. Clasifícalas por nivel de riesgo y detecta las que reconocen emociones.
3. Revisa a los proveedores: documentación, conformidad y contrato.
4. Define la supervisión humana en cada decisión que afecte a personas y déjala documentada.
5. Forma a recruiters, mandos y dirección en IA y en sus riesgos.
6. Prepara la información para candidatos, plantilla y representantes de las personas trabajadoras.
7. Revisa las herramientas de monitorización con el equipo jurídico y el delegado de protección de datos.
8. Define cómo puede una persona cuestionar una decisión tomada con apoyo de IA.

El AI Act no pide a las empresas ser perfectas, sino conscientes, documentadas y proporcionadas al riesgo. En España, la autoridad creada para supervisar la IA es la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA).

Formación en IA para tu equipo de RR. HH.

En Cegos tenemos presencia en más de 50 países y formamos a equipos de RR. HH. en el uso responsable de la IA. Esta es la formación que mejor encaja con esta guía:

• Inteligencia artificial (IA) para RRHH: 6 horas, virtual, 600 € por persona (bonificable: 78 € por asistente). También en formato in-company. Incluye los marcos legales como el AI Act, la detección de sesgos y el respeto a la privacidad.
• Cómo elegir un curso de IA según el perfil y el nivel.
• Formación en IA online, presencial o in-company: qué formato elegir.

Para profundizar en el uso de la IA en el trabajo, lee cómo usar la inteligencia artificial para mejorar la efectividad y el futuro de la inteligencia artificial y de los humanos, o consulta el área de cursos de inteligencia artificial.

Preguntas frecuentes sobre el AI Act

Fuentes: Reglamento (UE) 2024/1689, preguntas frecuentes de la Comisión Europea sobre el AI Act y comunicado del Consejo de la UE sobre el Ómnibus Digital. Esta guía se basa en el análisis de nuestros compañeros de Cegos Italia, Mauro Raffaghelli y Vincenzo Cutugno, adaptado al calendario vigente y a la normativa española. Es contenido informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico.