La inteligencia artificial (IA) puede dar miedo al principio. Pero quienes la usan dicen que ganan, de media, una hora al día* en su trabajo. Cuando se entiende bien y se aprende a utilizarla, la IA puede convertirse en una aliada. Entonces, la siguiente pregunta es: ¿cómo puedes usar la inteligencia artificial en tu día a día? Aquí tienes algunas tareas donde la IA te puede ayudar a ahorrar tiempo.
Un buen comienzo es eliminar ciertas ideas equivocadas. “Mucha gente se pregunta si su trabajo está en peligro, si va a ser reemplazada por una máquina. Pero yo explico desde el principio que es solo una nueva forma de trabajar”, dice Hélène Couderc, experta en IA y formadora en Cegos France.
Eso sí, cada persona tiene que formarse. “Algunos departamentos de informática aún tienen reservas. Si no te queda otra, hay contenido excelente en YouTube. Pero lo ideal es que la formación venga de tu empresa. Porque usar IA conlleva ciertos cuidados, sobre todo en temas de protección de datos. Siempre uso el ejemplo del coche: es muy útil, pero también puede ser peligroso si no conoces el código de circulación. Y aquí hablamos de un código que va a cambiar constantemente…”
Usar la inteligencia artificial para crear contenido
Hoy en día, ChatGPT de OpenAI sigue siendo la herramienta más usada por un 66% de los usuarios, por delante de Gemini de Google, Photoshop IA de Adobe y Bing Copilot de Microsoft. Pero una vez que aprendes a moverte por estas plataformas, ¡la experiencia mejora mucho! “Ya veo la IA como un antídoto al bloqueo del escritor”, explica Hélène Couderc (compañera .
La IA generativa es un tipo especial de inteligencia artificial que puede crear textos, imágenes, vídeos o código a partir de una petición escrita por una persona. “Es como tener un compañero muy creativo para hacer una lluvia de ideas”, añade la experta.
Lo único que necesitas es saber escribir un buen prompt, es decir, saber cómo pedirle a la máquina lo que necesitas, con un rol, una misión y un contexto. En Cegos hemos creado el método DIALOG para mejorar cómo conversas con la IA. Este método te enseña a adoptar buenos hábitos y seguir pasos sencillos.
“Por ejemplo, si quiero preparar una presentación de unas diez diapositivas sobre un tema, la IA es una herramienta fantástica. Empiezo explicando mi objetivo y luego le pido ideas sobre la estructura y el contenido”.
Aquí empieza un verdadero intercambio. “La IA crea una primera versión, y tú puedes pedirle que desarrolle partes concretas, que añada ejemplos y, muy importante, que cite sus fuentes”.
En cuanto a ilustraciones, la IA estimula tu creatividad y te da ideas para imágenes o vídeos. “Es como un alter ego que te ayuda a pensar. Pero tú mantienes el control, y debes revisar siempre lo que produce la máquina, prestando atención a posibles sesgos”.
Libérate de tareas repetitivas o aburridas con IA
Las personas que usan IA generativa se convencen rápido de sus beneficios, y el 80% la recomendaría a familiares y amigos. “En cuanto ves que estas herramientas te liberan la mente para tareas más importantes, ya no hay marcha atrás”. Hélène Couderc da un ejemplo muy claro: “Tomemos las actas de una reunión, que nadie quiere redactar”, sonríe. Después de una videollamada en Teams, la IA puede generar una transcripción y un resumen. Aún se puede mejorar, pero ya facilita mucho el trabajo.
Otro ejemplo habitual es usar la IA para gestionar tu bandeja de entrada. “Puede resumir correos largos o priorizar mensajes según criterios que tú le marques. También ayuda a quienes se sienten inseguros escribiendo correos, ya sea por miedo a faltas de ortografía o porque lo encuentran pesado”. Eso sí, no te fíes al 100% del texto generado. “A veces tendrás que acortar frases o añadir información. Pero aún así te ahorras mucho tiempo”.
Algunos programas de oficina ya tienen esta función integrada y permiten personalizar la experiencia del cliente. “Copiloto Pro añade funciones de email a todas estas herramientas, y puede redactar respuestas muy personalizadas y relevantes. Lo hace basándose en el contenido profesional del cliente, el contexto de tu trabajo e incluso en correos anteriores sobre el mismo tema”.
La inteligencia artificial como herramienta de optimización y planificación
Cuanto más aprendes, más opciones descubres. “Optimización y automatización son claves en el uso de la IA”, continúa Hélène Couderc. Ahora casi todo el software incluye alguna parte de IA. Hay muchas automatizaciones posibles usando, por ejemplo, hojas de cálculo de Excel. En la práctica, esto permite hacer mantenimiento predictivo. “Con la capacidad de cálculo y análisis de datos de la IA, puedes hacer análisis muy útiles y gestionar cifras de forma eficiente”.
Cuanta más información le das a la IA, más personalizados serán los resultados. “En ventas, por ejemplo, puedes enviar ofertas muy personalizadas según los datos que tengas de tus compradores”, añade la experta. Incluso puedes hacer un seguimiento más humano, recordando problemas pasados y comprobando que se han resuelto. “Hay muchísimas formas de mejorar la experiencia del cliente con IA”.
Para los managers, también es una gran herramienta para monitorizar y apoyar al equipo. “Funciona muy bien con cifras de ventas por persona. La IA puede identificar los productos que más se venden y sugerir ajustes. Pero no solo sirve para ventas. Para cualquier responsable de equipo, también es útil en recursos humanos, para detectar necesidades de formación o gestionar vacaciones según las necesidades del departamento”.
Usar la IA como ayuda para tomar decisiones
La IA también sirve como una gran ayuda para tomar decisiones. “Por ejemplo, puede leer estudios de mercado o libros por ti y resumir documentos largos para que formes una opinión sobre un tema. Aún mejor, puedes pedirle que te diga los puntos fuertes y débiles de un enfoque determinado. Gracias a la IA, puedes desarrollar un pensamiento más crítico y ver un problema desde varios ángulos. Puedes pedirle argumentos a favor de una postura… y también en contra”.
¿De dónde viene la fuerza de la IA? “Son máquinas que se han entrenado con muchísima información. Sobre temas como la sostenibilidad empresarial (CSR), por ejemplo, se ha escrito muchísimo. Así que la IA puede incluso dar opiniones matizadas según el tamaño de la empresa”. Es algo que puede impresionar, pero Hélène Couderc anima a dar el paso poco a poco. “La primera pregunta que debes hacerte es: ¿cuál es el principal beneficio de la IA para mi trabajo? Luego, hay que dominar la herramienta adecuada y saber qué precauciones tomar”.
Este enfoque es cada vez más importante, porque estas competencias técnicas pronto serán imprescindibles en cualquier currículum. “Pero también será una de las habilidades blandas más valoradas en los futuros empleados”, insiste la experta. Nunca hay que olvidar que las personas y su pensamiento crítico siguen siendo lo más importante. Por eso, un empleador valorará tanto el conocimiento técnico como la capacidad de cuestionar lo que produce una máquina.
Una nueva “revolución industrial” que promete cambiar nuestro día a día en el trabajo… para bien.
Este artículo fue publicado originalmente por Cegos Francia bajo el título “Comment utiliser l’intelligence artificielle pour gagner en efficacité au travail ?”
