Cómo usar la inteligencia artificial para mejorar la efectividad en el trabajo

La inteligencia artificial puede imponer respeto al principio. Muchas personas se preguntan si su puesto está en peligro o si acabarán siendo sustituidas por una máquina. Sin embargo, quienes ya la utilizan en su día a día lo tienen claro: bien entendida, la IA no es una amenaza, sino una aliada que ahorra tiempo y libera la mente para lo que de verdad importa. La pregunta relevante, por tanto, ya no es si usarla, sino cómo usar la inteligencia artificial para trabajar mejor.

En Cegos acompañamos a organizaciones y profesionales en su adaptación a este nuevo escenario. "Mucha gente se pregunta si su trabajo está en peligro. Pero desde el principio explico que se trata, simplemente, de una nueva forma de trabajar", señala Hélène Couderc, experta en IA y formadora en Cegos. En esta guía práctica te mostramos las aplicaciones concretas de la inteligencia artificial en el trabajo, cómo empezar a usarla correctamente y qué precauciones tener en cuenta. 🤖

¿Por qué formarse para usar la inteligencia artificial?

Antes de entrar en las aplicaciones concretas, conviene despejar un malentendido de fondo. La IA no viene a sustituir a las personas, sino a cambiar su forma de trabajar. Ahora bien, para aprovecharla de verdad hace falta aprender a usarla, y ahí es donde la formación marca la diferencia.

Hélène Couderc recurre a una comparación muy gráfica: "Siempre uso el ejemplo del coche: es muy útil, pero también puede ser peligroso si no conoces el código de circulación. Y aquí hablamos de un código que va a cambiar constantemente". Usar la inteligencia artificial conlleva ciertos cuidados, especialmente en materia de protección de datos, y por eso lo ideal es que la formación venga de la propia empresa, con criterios claros sobre qué información se puede compartir con estas herramientas y cuál no.

Dominar la IA se está convirtiendo, además, en una competencia cada vez más valorada. No solo como habilidad técnica imprescindible en cualquier currículum, sino también como una de las soft skills más apreciadas: la capacidad de cuestionar y revisar lo que produce una máquina. Como resume la experta, un buen empleador valorará tanto el conocimiento técnico como el pensamiento crítico que permite supervisar los resultados.

Usar la inteligencia artificial para crear contenido

Una de las aplicaciones más extendidas de la IA en el trabajo es la creación de contenido. La IA generativa (ese tipo especial de inteligencia artificial capaz de producir textos, imágenes, vídeos o código a partir de una petición escrita) se ha convertido en una herramienta cotidiana para millones de profesionales.

Entre las plataformas disponibles, ChatGPT de OpenAI sigue siendo la más utilizada, por delante de Gemini de Google, las funciones de IA de Adobe o Copilot de Microsoft. Una vez que se aprende a manejarlas, la experiencia mejora enormemente. "Ya veo la IA como un antídoto contra el bloqueo del escritor", explica Hélène Couderc. "Es como tener un compañero muy creativo para hacer una lluvia de ideas".

La clave está en el prompt

Para obtener buenos resultados, lo esencial es saber escribir un buen prompt, es decir, saber pedirle a la máquina lo que necesitamos indicándole un rol, una misión y un contexto. Un prompt bien construido es la diferencia entre una respuesta genérica y una realmente útil. En Cegos hemos desarrollado el método DIALOG precisamente para mejorar la forma de conversar con la IA, adoptando buenos hábitos a través de pasos sencillos.

Un ejemplo práctico lo ilustra bien. Para preparar una presentación de unas diez diapositivas, Couderc empieza explicando su objetivo y pidiendo ideas sobre la estructura y el contenido. A partir de ahí se inicia un verdadero intercambio: "La IA crea una primera versión y tú puedes pedirle que desarrolle partes concretas, que añada ejemplos y, muy importante, que cite sus fuentes".

Lo mismo ocurre con las ilustraciones: la IA estimula la creatividad y aporta ideas para imágenes o vídeos. Eso sí, siempre bajo supervisión humana. "Es como un alter ego que te ayuda a pensar. Pero tú mantienes el control y debes revisar siempre lo que produce la máquina, prestando atención a posibles sesgos".

Automatizar tareas repetitivas y aburridas con IA

Si hay un terreno donde la inteligencia artificial resulta especialmente valiosa es en la automatización de tareas repetitivas, esas que consumen tiempo y aportan poco. Quienes descubren este uso rara vez quieren volver atrás: en cuanto se comprueba que estas herramientas liberan la mente para lo importante, ya no hay marcha atrás.

Actas y resúmenes de reuniones

Un ejemplo que casi nadie disfruta haciendo: redactar el acta de una reunión. Tras una videollamada, la IA puede generar automáticamente una transcripción y un resumen. Todavía es mejorable, pero facilita enormemente una tarea tediosa que antes recaía sobre alguien del equipo.

Gestión del correo electrónico

Otra aplicación muy habitual es la gestión de la bandeja de entrada. La IA puede resumir correos largos, priorizar mensajes según los criterios que le marquemos e incluso ayudar a redactar respuestas a quienes se sienten inseguros escribiendo, ya sea por temor a las faltas de ortografía o por lo tedioso de la tarea. Conviene, eso sí, no fiarse al cien por cien del texto generado: a veces habrá que acortar frases o añadir información, pero el ahorro de tiempo sigue siendo considerable.

Algunas suites de oficina ya integran estas funciones de forma nativa. Copilot Pro, por ejemplo, añade capacidades de correo que permiten redactar respuestas muy personalizadas, basándose en el contexto profesional, en el trabajo en curso e incluso en correos anteriores sobre el mismo asunto.

La IA como herramienta de optimización y planificación

Cuanto más se aprende, más posibilidades se descubren. "Optimización y automatización son claves en el uso de la IA", apunta Couderc. Hoy casi todo el software incorpora algún componente de inteligencia artificial, y las opciones de automatización se multiplican, incluso desde herramientas tan cotidianas como una hoja de cálculo.

Con la capacidad de cálculo y análisis de datos de la IA es posible realizar análisis muy útiles, gestionar cifras de forma eficiente y hasta llevar a cabo mantenimiento predictivo. Y cuanta más información se le proporciona, más personalizados son los resultados.

En el ámbito comercial, por ejemplo, permite enviar ofertas muy adaptadas a partir de los datos de cada comprador, e incluso hacer un seguimiento más humano, recordando problemas anteriores y comprobando que se han resuelto. "Hay muchísimas formas de mejorar la experiencia del cliente con IA", subraya la experta.

Para quienes dirigen equipos, la inteligencia artificial es también una gran aliada. Funciona muy bien con cifras de ventas por persona, identifica los productos más vendidos y sugiere ajustes. Pero su utilidad no se limita a las ventas: en recursos humanos ayuda a detectar necesidades de formación o a gestionar las vacaciones según las necesidades del departamento. Estas competencias de gestión apoyada en datos se trabajan cada vez más en los programas de Liderazgo y Gestión de Equipos.

Usar la IA como apoyo para tomar decisiones

La inteligencia artificial es, además, una gran ayuda para tomar decisiones. Puede leer estudios de mercado o documentos extensos y resumirlos para que nos formemos una opinión sobre un tema. Y va más allá: podemos pedirle que señale los puntos fuertes y débiles de un enfoque determinado.

Ese uso es especialmente valioso para desarrollar el pensamiento crítico y observar un problema desde varios ángulos. "Puedes pedirle argumentos a favor de una postura… y también en contra", explica Couderc. ¿De dónde procede esta capacidad? "Son máquinas entrenadas con muchísima información. Sobre temas como la sostenibilidad empresarial, por ejemplo, se ha escrito muchísimo, así que la IA puede incluso ofrecer opiniones matizadas según el tamaño de la empresa".

El potencial impresiona, pero conviene avanzar paso a paso. La primera pregunta que debemos hacernos, según la experta, es sencilla: "¿Cuál es el principal beneficio de la IA para mi trabajo?". A partir de ahí, se trata de dominar la herramienta adecuada y conocer las precauciones necesarias.

Cómo usar la inteligencia artificial correctamente: buenas prácticas

Saber cómo usar la IA correctamente es tan importante como conocer sus aplicaciones. Estas son las buenas prácticas que recomendamos para trabajar con la inteligencia artificial de forma segura y eficaz:

• Protege los datos sensibles. Nunca introduzcas en herramientas de IA públicas información confidencial, datos personales de clientes o secretos empresariales sin conocer la política de privacidad de la plataforma.
• Verifica siempre los resultados. La IA puede cometer errores o inventar datos (las llamadas "alucinaciones"). Revisa y contrasta la información antes de darla por válida, especialmente cifras, fuentes y afirmaciones factuales.
• Aprende a escribir buenos prompts. Cuanto más claro y contextualizado sea tu encargo (rol, objetivo, contexto, formato deseado), mejores serán las respuestas.
• Mantén el control humano. La IA es una herramienta de apoyo, no un sustituto del criterio. La decisión final y la responsabilidad siguen siendo tuyas.
• Atiende a los posibles sesgos. Los modelos reflejan los sesgos presentes en los datos con los que se entrenaron. Revisa los resultados con espíritu crítico.
• Empieza poco a poco. No intentes automatizarlo todo de golpe. Identifica una o dos tareas concretas donde la IA te aporte valor y ve ampliando desde ahí.
• Fórmate de forma continua. Las herramientas evolucionan a gran velocidad. Mantenerse al día es parte del propio uso responsable de la tecnología.

Aplicar estas pautas es lo que convierte la IA en una verdadera palanca de eficiencia. Como recuerda Couderc, nunca hay que olvidar que las personas y su pensamiento crítico siguen siendo lo más importante. Estamos ante una nueva revolución que promete transformar nuestro día a día en el trabajo… para bien. Los programas del área de Inteligencia Artificial de Cegos acompañan precisamente en ese aprendizaje seguro y práctico.

Preguntas frecuentes sobre el uso de la IA en el trabajo

Este artículo fue publicado originalmente por Cegos Francia bajo el título “Comment utiliser l’intelligence artificielle pour gagner en efficacité au travail ?”

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