Metodologías ágiles y nuevas formas de gestión

Una crisis sanitaria como la actual se asemeja a cualquier otra en tanto que implica una revisión de los métodos y procesos usados hasta la fecha en el seno de economías, sociedades, sistemas sanitarios y… empresas. Los cimientos del sistema se tambalean y toca optimizar los procedimientos válidos hasta la fecha. Para operar en este tipo de contextos cambiantes, se necesitan metodologías lo suficientemente ágiles, capaces de adaptarse a las necesidades variables del entorno y a las ideas de mejora que vayan surgiendo durante el proceso, algo que redunda en una calidad superior del producto o servicio.

La adaptación se convierte así en el elemento clave de unas metodologías acuñadas como ágiles y que, a grandes rasgos, persiguen gestionar proyectos de una manera óptima. Para ello, lo primero que se necesita es un departamento de RRHH versátil y cercano, que sepa motivar e involucrar al segundo elemento de la ecuación, esto es, un equipo multidisciplinar y cohesionado, en el que la comunicación y el feedback sean dos prácticas habituales. Fijar los objetivos y establecer plazos servirá asimismo para hacer un seguimiento exhaustivo de cada uno de los proyectos, identificando a tiempo aquello que funciona y buscando alternativas para aquello que no acabe de cuajar. También es recomendable rodearse de colaboradores flexibles e innovadores, así como delegar en ellos apelando a su autonomía y responsabilidad.

Respuesta ante el cambio en tiempos de crisis

Cansados de procesos de creación rígidos que daban como resultado programas que, cuando se lanzaban al mercado ya estaban obsoletos, en 2001 varios CEO de empresas de software elaboraron el Manifiesto Ágil. Este recogía los cuatro principios que debían incorporar las organizaciones a la hora de ser lo suficientemente ágiles para redirigir sus proyectos según las condiciones de cada momento. Estos cuatro principios eran:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
• Software funcionando sobre documentación extensiva
• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
• Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Las metodologías ágiles más usadas

En el contexto actual, las metodologías ágiles se alzan como la solución óptima para adaptarse a nuevos modelos de negocio y/o formas de trabajar de manera individual y en equipo. Scrum y Kanban son las principales.

Metodología Scrum

Entre las metodologías ágiles más usadas en el contexto empresarial actual destaca la Scrum. Esta hace hincapié en el propio ciclo de vida del proyecto, que puede dividirse en fases, y está a cargo de un equipo colaborativo. Las entregas (o sprints) del producto se hacen de forma fraccionada o gradual, minimizando así los riesgos y/o corrigiéndolos a tiempo. La metodología Scrum está especialmente indicada en entornos complejos y requiere de grandes dosis de innovación, productividad, flexibilidad y competitividad, así como que cada miembro del equipo tenga claro la función que ocupa en el proyecto.

Para que la metodología Scrum sea implementada con éxito, la cultura empresarial debe fomentar una serie de valores:

• El trabajo en equipo y la colaboración entre todas las personas implicadas en un proyecto.
• Equipos autogestionados en los que delegar la responsabilidad y autoridad para hacer su trabajo, lo que implica que el concepto “jefe” sea sustituido por el de “facilitador”.
• La creatividad del equipo.
• La transparencia y la mejora continua, tanto del contexto de la organización y del proyecto como de las herramientas del equipo.

Metodología Kanban

La principal virtud del método Kanban es lo intuitiva y útil que resulta a la hora de permitirnos visualizar nuestro flujo de trabajo. De un vistazo nos permite ver las tareas que se están llevando a cabo y en qué plazos. Es ideal para marcarnos un tiempo de desarrollo concreto que cuente con metas a alcanzar durante el proceso.

¿Cómo preparar nuestra estrategia Kanban?

1. Crear nuestro propio tablero. Un tablero que resulte visible y accesible por todos los componentes del equipo. Las columnas tienen que representar un estado concreto en el proceso de trabajo y/o desarrollo.
2. Como ocurre con el método Scrum, está basado en un desarrollo incremental. No se entiende el trabajo como un todo si no que lo dividimos en fases distintas. El objetivo es poder simplificar el proceso y el conocimiento de la carga y el tipo de trabajo que hay en cada estado del proceso.
3. Filosofía “Stop starting, start finishing”. El trabajo debe estar previamente limitado a un número concreto de tareas a realizar al mismo tiempo. De esta manera nos aseguramos finalizar todo aquello que iniciemos, algo que a menudo no sucede en las empresas.
4. Control más amplio. Mientras que la metodología Scrum se centra en un único proyecto, en el Kanban se mezclan varios. Así, existe un trabajo constante.

Ventajas del modelo Kanban

Así pues, el método Kanban es una metodología agile idónea para aquellas organizaciones que requieran una gran flexibilidad, especialmente a la hora de iniciar proyectos y hacer un correcto seguimiento de las mismas; centrándose en la priorización, la supervisión del equipo de trabajo y los informes de dedicación.