Profesionales de la gestión de personas: Asistente de Recursos Humanos

¿Qué es un Asistente de Recursos Humanos?

Un Asistente de Recursos Humanos (ARH) ocupa un puesto administrativo en el Departamento de Recursos Humanos, o Talento. Actúa como la mano derecha de la dirección de Recursos Humanos, trabajando en estrecha colaboración y ayudándole en sus deberes.

En el día a día, sus tareas consisten en gestionar los datos y preparar las nóminas, contabilizar las ausencias, las vacaciones no pagadas y todos los demás parámetros que podrían afectar a las nóminas, así como de los contratos de trabajo y las tramitaciones con la Seguridad Social.

El Asistente de Recursos Humanos, trabaja bajo la dirección del Director de Recursos Humanos y asegura no solo la gestión del personal, sino también de todo el proceso que se aplica a la contratación o la motivación de los equipos. Debe garantizar el cumplimiento de la estrategia y la política general de la empresa donde trabaja. Un ARH puede realizar su función en una empresa pequeña, mediana o grande (pública o privada) desde el momento en que esa organización cuente con una división de RRHH.

¿Cuál es el rol de un Asistente de Recursos Humanos?

El Asistente de Recursos Humanos desempeña principalmente el papel de interlocutor entre el Departamento de Recursos Humanos y el resto de los empleados. También participa en la selección de personal, asistiendo al Manager de Recursos Humanos para nuevas contrataciones. Con su supervisor, redacta las ofertas de trabajo junto con la descripción del trabajo, después, al recibir las solicitudes, realiza una clasificación y prepara un calendario de entrevistas. Puede incluso que tenga toda la responsabilidad a la hora de reclutar para puestos no gerenciales.

Una vez seleccionado el candidato, redacta el contrato de trabajo y se encarga de llevar a cabo un primer acompañamiento. Le muestra al nuevo empleado el trabajo a realizar, el funcionamiento general de la empresa y las regulaciones internas.

Además de todo esto, el ARH se encarga de la gestión administrativa del personal que ya hemos comentado anteriormente.

Finalmente, al Asistente de Recursos Humanos le corresponde tomar iniciativas en el contexto de la comunicación interna. Debe establecer un buen ambiente de trabajo y garantizar un buen flujo de información dentro de la empresa. Puede llegar a establecer planes de formación para empleados, e incluso, en algunas empresas, brindar esa formación a los no gerentes.

¿Cuáles son los objetivos de un Asistente de Recursos Humanos?

El Asistente de Recursos Humanos debe encargarse de varias actividades al mismo tiempo. Sus responsabilidades varían según el tamaño de la empresa. Los ARH están presentes en todos los sectores: negocios, industria, empresas de servicios, banca…, especialmente en grandes empresas. Pero también existen en PYMES donde solo una persona es responsable de todas las funciones de recursos humanos.

A pesar de la diversidad de actividades, las misiones de un Asistente de Recursos Humanos consisten principalmente en:

Gestión administrativa

Como parte de la gestión administrativa, el Asistente de Recursos Humanos está a cargo de administrar la nómina y preparar los recibos de pago.

Debe actualizar los procedimientos administrativos y sociales vigentes dentro de la empresa.

Como está a cargo del correo administrativo, también debe realizar la redacción legal de ciertos acuerdos.

Es responsabilidad suya gestionar la asistencia, así como organizar las ausencias y salidas del personal.

Gestión operativa del personal

El Asistente de Recursos Humanos está a cargo de reclutar candidatos no gerenciales. Se encarga de darles la bienvenida y de la cumplimentación de los contratos. Pero su misión no se detiene ahí, ya que debe supervisar a los empleados de la empresa. Es también responsable de administrar las habilidades y el desarrollo de competencias de los empleados.

Por otro lado, el ARH debe preparar las reuniones tanto con los órganos representativos del personal como con los interlocutores sociales. Puede organizar las elecciones de delegados del personal y debe implementar planes de formación.

Administra el archivo personal de cada empleado a lo largo de su carrera en la empresa, señalando en él todos los sucesos que puedan darse: promociones, sanciones, permisos, accidentes laborales…

¿Cuáles son las competencias necesarias para convertirse en un Asistente de Recursos Humanos?

El Asistente de Recursos Humanos debe ser alguien activo y receptivo. Además del respeto hacia la ética profesional, debe tener una serie de habilidades técnicas y cualidades personales concretas.

Cualidades personales o soft skills

Como administrativo, el Asistente de Recursos Humanos a menudo tiene que llevar a cabo diferentes trabajos. Debe demostrar método, rigor, organización y versatilidad para llevar a cabo sus tareas. La naturaleza confidencial de los documentos que procesa le exige, además, actuar con la mayor discreción. Su papel como mediador entre los managers y el personal requiere una cierta facilidad relacional, un excelente sentido de la escucha y gran capacidad de negociación.

Estas cualidades son necesarias en un profesional que resulta ser el interlocutor entre los empleados y la empresa. Como mediador, el Asistente de Recursos Humanos debe ser diplomático y no debería tener dificultades para comunicarse, mostrando una gran adaptabilidad.

Esta última facultad es necesaria para que se adapte fácilmente no solo a las diferentes tareas que se le encomiendan, sino también a sus diversos interlocutores y a todas las situaciones.

Cualidades técnicas

El Asistente de Recursos Humanos debe conocer bien la legislación laboral para tratar los problemas individuales y colectivos de los empleados. También debe ser conocedor del análisis contable y financiero para dominar la gestión de la nómina.

Como mano derecha del Director de Recursos Humanos, el ARH debe conocer perfectamente todas las profesiones de la empresa.

Desde un punto de vista tecnológico, el ARH debe dominar la gestión de recursos humanos y la planificación de empleo y habilidades, así como las tecnologías de comunicación e información.

¿Cómo convertirse en un Asistente de Recursos Humanos?

Lo mínimo, habitualmente, es contar con estudios de bachillerato, aunque algunas empresas si que requieren un plan de estudios más desarrollado.

Nosotros, desde Cegos, te proponemos una serie de formaciones y cursos en recursos humanos que pueden ayudarte a fortalecer tus capacidades para este puesto.

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