El trabajo en remoto, sustentado en las nuevas tecnologías, ha puesto sobre la mesa el valor de una comunicación efectiva entre las plantillas. Es fundamental para mantener a la plantilla motivada y cohesionada, además de vencer la sensación de aislamiento.
A pesar del confinamiento dictado por el Gobierno y posterior adopción del teletrabajo como fórmula de proseguir con la actividad empresarial, son muchos los empleados que confiesan que en ocasiones se sienten solos y aislados. La situación no es fácil y, entre otros desafíos, los jefes de equipo deben promover el trabajo en red y la creación de un entorno, pese a todo, lo más colaborativo posible. Es algo clave para salir adelante.
El momento actual hace especialmente necesario que los líderes hagan gala de sus dotes comunicativas, algo que se pone de manifiesto en cada una de las reuniones que mantienen con sus equipos a través de Skype, JoinMe, Hangout, Zoom, RingCentral, FaceTime, WhatsApp, BlueJeans, Microsoft Teams... En esos encuentros virtuales la información debe ser clara y concisa. De igual manera, al final de la cita, cada empleado debe tener claro qué responsabilidades debe asumir y el plazo que dispone para trabajar en ellas, así como con qué compañeros debe colaborar y dónde documentarse en caso de duda. Por supuesto, la comunicación debe ser bidireccional, manager-empleado y empleado-manager, practicando el feedback y la escucha activa en todo momento. Usar recursos visuales, como paneles interactivos o gestores de tareas como Tello o Asana, para anotar las tareas, responsables y plazos que surjan en la reunión, y recoger las conclusiones en un informe que luego será distribuido entre los asistentes servirá como recordatorio y para hacer un seguimiento de lo allí pactado.
Reuniones de una hora como máximo
Las reuniones virtuales son la mejor forma de mantenerse conectados en entornos que cada vez valoran más la flexibilidad laboral. Además de ahorrar tiempo y dinero, sirven para transmitir directrices, encontrar soluciones y comunicar cambios. Así lo pone de manifiesto Richard M. Lent, autor de “Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success”, que hace hincapié en cinco aspectos clave:
- la organización, tal y como sucede en las reuniones presenciales, para lo que se puede hacer uso de un checklist específico
- atender al reloj, ya que una reunión virtual debe durar como máximo una hora para mantener a los participantes concentrados
- conexiones individuales, que faciliten la comunicación y que todos intervengan en el debate
- objetividad, teniendo claro en todo momento el enfoque de la reunión
- tecnología, asegurándose que todos los participantes dispongan de los medios técnicos adecuados
En estas videoreuniones también es necesario cuidar la comunicación no verbal, tal y como destacan la revista Harvard Business Review y la consultora estratégica Bain & Company, quienes señalan cómo, en este tipo de encuentros, los rostros deben estar siempre visibles. “Las videoconferencias son más efectivas cuando pueden verse las expresiones faciales y el lenguaje corporal del otro. Por tanto, cada participante debe sentarse cerca de su cámara web para contribuir a recrear el ambiente de una reunión presencial, así como mantener el contacto directo con la cámara, hacer pausas para mirar a los interlocutores, tomar notas y mantener una actitud enérgica”, apuntan. A su vez, debe mantenerse una postura erguida, signo de que uno muestra interés, ser lo más concisos al comunicarse y hablar en un tono de voz un poco más alto del habitual.
¿Cómo reforzar la motivación de la plantilla con el trabajo en remoto?
Harvard Business Review y Bain & Company también ponen sobre la mesa la necesidad de que los líderes muestren empatía con sus colaboradores, preocupándose por cómo está cada uno de ellos antes de entrar en materia, así como afrontar los temas más peliagudos, algo que servirá para tranquilizar a una plantilla que ahora se mueve en un entorno de incertidumbre y, por qué no, para encontrar soluciones comunes.
Estos dos últimos consejos servirán a su vez para mantener la motivación y compromiso de una plantilla que ya lleva cerca de dos meses confinada y teletrabajando desde casa. Para contribuir todavía más a ello, la consultora Robert Walters también sugiere…
- Transformar el pánico o inseguridad en acción, orientando a las personas que se muestren especialmente preocupadas, haciendo de la crisis una oportunidad y convirtiendo esa sensación de pánico en motivación e inspiración
- Pasar de la retórica a la acción, dejando de lado los discursos a los empleados y poniendo en marcha iniciativas y calls to action que les inspiren
- Encontrar el equilibrio entre firmeza y justicia, demostrando al equipo que se comprende la difícil situación en la que se encuentran y haciéndoles ver a la vez que cada uno de ellos es fuerte y capaz de realizar las tareas requeridas
- Crear un equipo unido, reuniéndoles a todos virtualmente y recordándoles que permanecer juntos es la mejor manera de enfrentar cualquier desafío
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