Cómo crear entornos virtuales de trabajo colaborativo
Los equipos de trabajo en remoto son cada vez más frecuentes. Sin embargo, demasiado “jóvenes”, aún. Mientras que las características del entorno laboral físico o presencial están más controladas, para los entornos virtuales es importante tener en cuenta varios factores que, a día de hoy, siguen suponiendo una novedad que implantar para mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.
La formación para empresas se vuelve esencial en este sentido, así como el estudio de los posibles desafíos a enfrentar y de las herramientas existentes que pueden ayudar a crear un entorno de trabajo virtual colaborativo.
Desafíos de los entornos virtuales para fomentar el trabajo colaborativo
Como ya hemos adelantado, son varios los desafíos a los que se puede llegar a enfrentar un equipo de trabajo virtual. En primer lugar, has de tener en cuenta los más frecuentes:
- Comunicación: La comunicación a través de medios digitales puede ser más difícil de interpretar y puede llevar a malentendidos o confusiones.
- Falta de interacción cara a cara: La falta de interacción cara a cara puede dificultar la construcción de relaciones y la resolución de problemas.
- Dificultad para mantener la concentración: Puede ser difícil mantener la concentración en un ambiente virtual, debido ciertas interrupciones personales como la llegada de un paquete o una llamada telefónica fuera del ámbito laboral.
- Problemas técnicos: Los problemas técnicos (por ejemplo, problemas de conectividad) pueden interrumpir el trabajo colaborativo y retrasar la finalización de tareas.
- Dificultad para sincronizar horarios: Puede ser difícil coordinar horarios y reuniones en línea debido a diferencias de zona horaria y/o disponibilidad.
- Falta de seguridad: La seguridad de los datos puede verse comprometida en entornos virtuales si no se toman las medidas necesarias para proteger la información compartida.
Herramientas para crear entornos virtuales de trabajo colaborativo
Afortunadamente, con el gran incremento de equipos que trabajan en remoto, también han surgido muchas herramientas en pro de solventar esos desafíos de los que hablábamos en el punto anterior:
- Zoom: Una plataforma de videoconferencia que permite a los usuarios reunirse en línea para discutir, colaborar y compartir pantalla.
- Microsoft Teams: Un sistema de colaboración que incluye funcionalidades como las videoconferencias, el chat o el almacenamiento de archivos compartidos.
- Google Meet: Una herramienta de Google que permite a los usuarios reunirse en línea para debatir, colaborar y compartir pantalla.
- Slack: Una plataforma de comunicación y colaboración en equipo que incluye chat, audios, canales compartidos internos o externos, almacenamiento de archivos compartidos e integración con otras herramientas, entre otras capacidades.
- Asana: Una herramienta de gestión de proyectos en línea que permite a los usuarios colaborar y organizar tareas, discusiones y archivos en un solo lugar.
- Trello: Un sistema de gestión de proyectos visual que permite a los usuarios organizar su trabajo diario y colaborar entre ellos en un tablero de tareas.
- Basecamp: Una plataforma de gestión de proyectos en línea que incluye funciones de chat, posibilidad de compartir archivos y de seguimiento de tareas.
- Jira: Una herramienta de gestión de proyectos muy completa diseñada específicamente para equipos de desarrollo de software. Perfecta para gestionar varios clientes a través del seguimiento de proyecto, la gestión de tareas y la colaboración en equipo.
Consejos para fomentar espacios virtuales profesionales colaborativos
A continuación, establecemos una lista con los mejores consejos para fomentar la colaboración profesional de equipos que trabajan en remoto:
- Establecer objetivos claros y compartidos: Asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos generales del proyecto y entiendan cómo su trabajo contribuye al éxito del equipo. De este modo aumentará su bienestar para con la empresa y, por ende, la productividad general.
- Comunicación efectiva: Establecer canales de comunicación claros y abiertos para que los miembros del equipo puedan compartir información, debatir sobre las posibles soluciones a ciertos problemas y obtener retroalimentación.
- Fomentar la interacción social: Organizar eventos virtuales regulares como reuniones por videollamada, chats o juegos para ayudar a los miembros del equipo a conectarse y construir relaciones.
- Fomentar la responsabilidad y la confianza: Establecer expectativas claras de responsabilidad y confianza en cada miembro del equipo, para que puedan tomar decisiones y actuar de manera independiente.
- Promover la colaboración y la cooperación: Utilizar herramientas colaborativas y de seguimiento (como las que hemos señalado en el punto anterior) para facilitar el trabajo en equipo y la toma de decisiones.
- Establecer una cultura inclusiva: Fomentar un ambiente de trabajo donde todos los miembros del equipo se sientan valorados y respetados independientemente de su ubicación o situación personal.
- Facilitar el acceso a la tecnología: Asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso a las herramientas y tecnologías necesarias para colaborar de manera efectiva.
- Proporcionar capacitación y apoyo: Ofrecer capacitación y apoyo para ayudar a los miembros del equipo a desarrollar las habilidades y las competencias necesarias para crear un entorno colaborativo de manera efectiva de manera virtual.
La formación es esencial para alcanzar los objetivos propuestos en cualquier entorno de trabajo, incluyendo el virtual, porque ya influyen aspectos como la transformación o la agilidad. Por este motivo y basándonos en nuestra amplia experiencia, desde Cegos hemos desarrollado varias formaciones al respecto: