Desde que las aulas virtuales se volvieron técnicamente viables y se implementaron a mediados de la década de 2000, se han convertido rápidamente en una metodología líder en el desarrollo profesional.
El estudio sobre las estadísticas clave de la formación que realizó Cegos en 2017 muestra que el 41% de las empresas que ofrecen a sus empleados una metodología de aprendizaje digital ya han utilizado el entorno del aula virtual. En una nota aún más positiva, las clases virtuales son clasificadas por estos empleados como su opción preferida a la hora de formarse a distancia.
Es por tanto oportuno revisar los beneficios de este método de entrega de la formación (para estudiantes y organizaciones) y cuales son las mejores prácticas que garanticen una experiencia relevante y efectiva desde un punto de vista pedagógico.
Definiendo las Aulas Virtuales
Un aula virtual consiste en una videoconferencia que reúne a un grupo de personas, generalmente un formador y alumnos, donde pueden verse, compartir documentos y presentaciones visuales, hablar por audio o chatear y realizar actividades interactivas de forma individual o en grupos.
Por lo tanto, es una actividad remota y sincrónica, a diferencia del e-learning (que es remoto y asíncrono) o la formación convencional en aula (que es presencial y sincrónica).
Aspectos que las empresas y las organizaciones deben considerar antes deadoptar este método
Desde un punto de vista técnico, en primer lugar, una clasevirtual requiere que tanto el formador como el formando tengan acceso a una redestable de alta capacidad.
Se requiere un Wi-Fi de alta velocidad, aunque seríapreferible una conexión por cable o red 4G, para una experiencia de usuarioóptima.
Aunque los documentos se pueden descargar antes de que tenga lugar la sesión en el aula virtual, se trata de grandes volúmenes de datos (video, audio, documentos) intercambiados en tiempo real entre los participantes, por eso será importante una buena conexión, clave, si lo que se busca es una experiencia de alta calidad y un desarrollo óptimo del evento.
Una vez tenidos en cuenta estos requisitos técnicos, tambiénaconsejamos un enlace de audio de respaldo a través de la red telefónica, quees más fiable que el VoIP.
En caso de pérdida de conexión o pérdida en el rendimientode la red, el formador podrá mantenerse en contacto con los participantes delcurso. Como veremos más adelante, esta continuidad es la clave para una sesiónexitosa.
Otro problema que podemos encontrarnos tiene que ver con la gran cantidad de soluciones de software que existen… Adobe Connect, Webex, Skype for Business y GoToTraining son las opciones más conocidas, pero a veces puede resultarnos difícil escoger la más apropiada.
Deberíamos explorar dos escenarios:
- En un entorno intraorganizacional (todos los participantes que pertenecen a la misma organización), es crucial tener en cuenta la infraestructura de la empresa, en particular sus soluciones de telefonía y mensajería instantánea, aunque solo sea para evitar aumentar el número de aplicaciones de mensajería empleadas por cada usuario.
- En un entorno entre diferentes organizaciones, asegúrate de implementar una solución que pueda interactuar con varios softwares de terceros, facilitándole las cosas a la mayor cantidad de usuarios posible.
En todos los escenarios, se requiere interoperabilidad entre el Learning Management System (LMS) utilizado y la solución de aula virtual adoptada para que el aula virtual sea un verdadero entorno de enseñanza en el que hacer un seguimiento individualizado de todos los participantes.
Optimización de costes - un factor en la toma de decisiones
Como hemos visto, crear la infraestructura técnica óptima es un requisito previo a la implementación y, como todas las fases de configuración, puede llevar tiempo y costar dinero.
Claro que una de las principales ventajas de las aulas virtuales es el ahorro que suponen frente a las aulas presenciales, especialmente cuando la cantidad de sesiones se alarga. Reunir a personas que se encuentran en distintos lugares para trabajar juntos sin realizar ningún gasto en viajes y alquileres de habitaciones puede, de hecho, tener beneficios significativos en contextos donde los proyectos sean internacionales y las personas estén alejadas geográficamente, por ejemplo.
El entorno del aula virtual permite un monitoreo instantáneo que es más rentable que otras alternativas. Los formatos de tutoría con sesiones programadas para individuos o grupos pueden organizarse para proporcionar seguimiento, y la formación puede adaptarse a las necesidades individuales de cada participante.
Sin embargo, hay dos puntos que deberías tener en cuenta alrealizar el análisis antes de incluir el aula virtual en tu cartera decapacitación:
- Asegúrate de que el programa implique actividad sincrónica y los participantes puedan interactuar en él. Si este no es el caso, entonces el e-learning (con sus costos de producción muy inferiores) sería una mejor alternativa;
- Tener un back office y un sistema administrativo eficiente (para invitaciones, monitoreo, recordatorios e informes) como en un aula convencional;
Si el coste es un factor muy importante a la hora de tomaruna decisión, entonces deberías identificar el equilibrio perfecto entre formaciónpresencial, aprendizaje en línea (e-learning) y sesiones síncronas en aulavirtual. Los objetivos educativos, la cantidad (duración, también) y ubicación de losparticipantes serán las variables clave.
Por lo tanto, a la hora de comparar alternativas u opcionessimilares, no pases por alto ninguno de los costes asociados al aula virtual:la facilitación del formador, el tiempo de diseño del curso, la parte administrativa,las licencias y el soporte técnico.
En el lado del usuario (facilitador/formador y participantes del curso)
En el lado del usuario, especialmente para los participantes, el aula virtual es algo único porque reúne a las personas a la vez que preserva esa distancia física. Todos están presentes, al mismo tiempo, pero de forma remota, detrás de sus pantallas.
No es raro observar que algunos participantes ganan en confianza, pudiendo hacer preguntas por el chat que de otro modo tal vez nunca harían. Tomar parte en la interacción grupal, aunque sea tímidamente, se vuelve mucho más sencillo.
De la misma manera, algunas actividades interactivas pueden ser más enriquecedoras y provechosas que un contexto face to face. Encuestas en tiempo real, resúmenes de lo ya visto, competiciones entre los pares, pruebas cronometradas, tutorías… las posibilidades son infinitas para los diseñadores del curso.
Por último, al poder analizar a cada usuario más fácilmente,se podrán desarrollar tutoriales que se adapten mejor a cada uno de losparticipantes.
Para el formador, un aula virtual presenta nuevos desafíos,tanto en términos de diseño del curso como de facilitación. La forma deorganizar la sesión será aún más meticulosa que en un entorno presencial, yaque no funcionará si dura más de 90 minutos sin dar un descanso (3 horas si seda un pequeño break)
Facilitar un aula virtual puede compararse a la función que tiene un presentador de radio. Hay que saber gestionar el tiempo y se necesitas habilidades específicas como: proyección de voz, moderación de discusiones (siendo inclusivo), gestión de la interacción para mantener a los participantes involucrados, etc.
Podría interesarte: Cursos para hablar en público y comunicar con efectividad
¡No hablamos de una nueva profesión sino de un nuevo enfoqueprofesional!
Debido a estos nuevos desafíos, no creemos que losfacilitadores técnicos mencionados anteriormente deban ser dirigidos por elformador.
Un formador debe sentirse seguro en cuanto a los aspectos técnicos y no tendría que estar preocupado por ellos ni su buen funcionamiento. Esta es la razón por la que abogamos por proporcionar un asistente de soporte técnico plenamente dedicado a solucionar problemas durante las sesiones (problemas de capacidad, problemas de conexión del participante, de audio o de inicio de sesión), para que el formador disponga del tiempo y tranquilidad necesarias para llevar a cabo su labor pedagógica.
En conclusión, aunque las aulas virtuales son una propuesta atractiva en términos de reducción de costes, facilidades a la hora monitorear a los participantes y en la aplicación de nuevas metodologías de formación para los diseñadores de cursos, la elección de esta opción debe apoyarse en un análisis previo basado en un conjunto de factores:
- La elección de un software que se adapte deforma tal que la experiencia del usuario sea óptima;
- análisis preciso de costes que comparesoluciones síncronas, asíncronas, presenciales y remotas;
- formación para formadores en técnicas defacilitación específicas para el aula virtual;
- instalación de un back-office que gestione unaumento en el volumen de sesiones.
Una vez que se cumplan los requisitos previos, ¡será hora de desarrollar y escalar la oferta!
Autor original: Francis Marshall
Managing Director, Cegos UK
