Vivir en un mundo acelerado: claves para gestionar tu tiempo y prioridades
Vivimos en un mundo acelerado, donde la presión por cumplir con múltiples tareas es una constante. ¿Te identificas con frases como estas?
- "Actúo mejor bajo presión."
- "Mi lista de pendientes no deja de crecer."
- "Incluso en mi tiempo libre, siento que no paro de correr."
La realidad es que cada día nos enfrentamos a más tareas, obligaciones y objetivos, tanto personales como profesionales, que intentamos encajar en las mismas 24 horas de siempre. Este esfuerzo por ser eficientes (optimizar los recursos para maximizar nuestra productividad) y eficaces (hacer las cosas correctas para alcanzar resultados) es aún más desafiante en un entorno BANI*.
Este contexto—Quebradizo (Brittle), Ansioso (Anxious), No lineal (Non-linear) e Incomprensible (Incomprehensible)—nos exige fortalecer nuestras habilidades de organización, gestión del tiempo y resiliencia.
Claves para gestionar tu tiempo y prioridades
Establecer orden y estructura en este torbellino puede lograrse con pautas sencillas como:
- Priorización de tareas
Identifica objetivos clave utilizando herramientas como calendarios, agendas, listas de tareas y metodologías como el Principio de Pareto o el sistema ABC. La clave está en distinguir actividades de alto impacto de aquellas que, aunque urgentes, no aportan valor significativo. - Planificación y programación
Define metas claras y anticípate a problemas mediante técnicas como Pomodoro, la Matriz de Eisenhower o metodologías como GTD (Getting Things Done de David Allen). Una planificación efectiva no solo establece qué hacer, sino también cuándo y cómo hacerlo, permitiendo una ejecución más fluida. - Delegación efectiva
Asigna tareas según las habilidades de tu equipo, incrementando la motivación y reduciendo tu carga de trabajo. La delegación no es solo una transferencia de tareas; es una oportunidad para desarrollar competencias en tu equipo. - Asertividad
Aprende a decir “no” para evitar sobrecargas, gestionando eficazmente reuniones y responsabilidades. La comunicación asertiva no solo mejora la gestión del tiempo, sino que también fortalece relaciones laborales al clarificar expectativas. - Automatización y herramientas colaborativas
Minimiza tareas repetitivas utilizando plataformas como ClickUp, GanttPro, Trello o Asana. Las tecnologías de inteligencia artificial, como ChatGPT, también pueden ser aliadas para gestionar flujos de trabajo o resolver problemas comunes. - Evitar la procrastinación
Identifica las causas de este hábito, aborda sus beneficios ocultos y gestiona tu actividad con mayor eficiencia. Técnicas como "Time Blocking" o el método "2 minutos" son estrategias útiles para reducir la postergación.
Estrategias avanzadas para un entorno BANI
En un contexto profesional multicultural, las exigencias de adaptación y flexibilidad son mayores. Es crucial:
- Abrazar la incertidumbre: Adquirir habilidades de pensamiento crítico y toma de decisiones bajo presión.
- Construir redes de apoyo: Colaborar y compartir conocimientos para enfrentar desafíos comunes en equipos distribuidos.
- Desarrollar competencias digitales: Familiarizarse con las últimas herramientas tecnológicas para gestionar proyectos y comunicarse eficazmente.
La resiliencia organizacional, definida como la capacidad de adaptarse rápidamente a cambios inesperados sin perder productividad, se convierte en un diferenciador clave en estos tiempos.
Un enfoque integral para resultados extraordinarios
En el entorno laboral actual, especialmente en organizaciones multiculturales y dinámicas como Cegos, estas herramientas y técnicas son esenciales. Sin embargo, como seres emocionales, solemos enfrentarnos a barreras internas que dificultan su aplicación.
Por ello, desarrollar flexibilidad y adaptación sin perder de vista nuestras prioridades es clave. Un enfoque holístico, como el propuesto en nuestro programa ‘Gestión del tiempo’, integra nuestras diferentes facetas y roles, promoviendo elecciones conscientes que prioricen lo importante sobre lo urgente.
El objetivo es lograr resultados extraordinarios mientras mantenemos un equilibrio entre nuestras responsabilidades personales y profesionales.
Fuentes y bibliografía
OECD (2021). Skills for the Digital Economy.
Cascio, J. (2020). "Facing the Age of Chaos: BANI vs. VUCA".
David Allen. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books, 2001.
Gleeson, K. El programa de eficiencia personal. Cómo organizarse para hacer más trabajo en menos tiempo. McGraw-Hill, 2003.
Manzini, M. Time Management. Pearson, 2017.
Covey, S. R. The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. Free Press, 1989.
Collins, J. Good to Great: Why Some Companies Make the Leap... and Others Don't. HarperBusiness, 2001.
Revista Espacios. "Efectividad, eficacia y eficiencia en equipos de trabajo".
Redalyc. "Eficacia y Eficiencia, premisas indispensables para la Competitividad".
