Multitasking en las empresas: qué es y cómo gestionar tus tareas con éxito

El multitasking en un entorno laboral requiere un enfoque equilibrado que combine la priorización efectiva, el uso de herramientas de gestión y la adopción de prácticas ágiles en pro de la optimización de tiempos. Se trata, en definitiva, de mejorar la capacidad para realizar múltiples tareas sin comprometer la calidad de los resultados. 

Para encontrar ese equilibrio que impulse la productividad es importante tener en cuenta la constante evolución del multitasking derivada de aspectos como la interacción de factores tecnológicos, culturales y organizativos. En este sentido, la formación para empresas es esencial para mantenerse actualizados y aprovechar al máximo las ventajas del multitasking. 

¿Qué es el multitasking?

Como ya hemos avanzado, el multitasking, en el contexto de las empresas, se refiere a la capacidad de realizar múltiples tareas o actividades de manera simultánea o en un corto período de tiempo. Es decir, que los empleados o miembros de un equipo deben gestionar varias responsabilidades o proyectos al mismo tiempo, en lugar de enfocarse en una sola tarea a la vez. 

Teniendo la definición anterior presente, se deduce que los beneficios del multitasking pueden aportar un valor elevado a la productividad de una empresa. Sin embargo, es importante tener claro que, si no se gestiona de forma correcta, también puede traer consigo desafíos que afecten a la calidad o al bienestar de los empleados. Por este motivo, como te decíamos al comienzo de este artículo, la clave para una gestión eficaz del multitasking es encontrar un equilibrio entre abordar múltiples tareas y garantizar que se mantenga un nivel aceptable de calidad en la ejecución de las mismas.

Panorama laboral del multitasking 

El panorama actual del multitasking en empresas refleja una realidad compleja y en constante evolución, puesto que su impacto y efectividad varían según diversos factores, como la industria, la cultura organizacional y la tecnología disponible.

A continuación, profundizamos en algunas de las tendencias y desafíos relacionados con el multitasking en empresas, a día de hoy:

TECNOLOGÍA: Actualmente existe una gran variedad de herramientas de colaboración y comunicación, como aplicaciones de mensajería instantánea, software de gestión de proyectos y plataformas de videoconferencia. Este tipo de tecnología ha permitido a las empresas desarrollar un multitasking mucho más efectivo, puesto que ha facilitado la gestión de tareas y proyectos en tiempo real.

CULTURA DE LA PRODUCTIVIDAD: Son muchas las empresas que han adoptado una cultura de productividad que promueve la eficiencia y la agilidad en el trabajo. Y en este contexto, el multitasking se implementa como un medio para lograr más en menos tiempo.

CALIDAD: Aunque el multitasking puede aumentar la productividad, también es cierto que plantea importantes desafíos en términos de calidad. Los empleados pueden verse abrumados por la cantidad de tareas que deben abordar y, como resultado, la calidad de su trabajo puede verse afectada y disminuir.

ESTRÉS Y BIENESTAR: El multitasking constante puede llegar a generar estrés y agotamiento entre los miembros de un equipo. En este sentido, las organizaciones son cada vez más conscientes de la importancia de equilibrar la productividad con el bienestar de los trabajadores.

ENFOQUE EN LA PRIORIZACIÓN: Dado que el multitasking derivar en la dispersión de la atención, es necesario enfatizar en la importancia de la habilidad de priorización. Los empleados y líderes deben aprender a identificar y enfocarse en las tareas más críticas y, por lo tanto, prioritarias, para maximizar la efectividad.

ADAPTACIÓN A MODELOS DE TRABAJO HÍBRIDOS O EN REMOTO: La pandemia de COVID-19 aceleró la adopción de modelos de trabajo híbridos, en los que los empleados alternan entre el trabajo en la oficina y el trabajo remoto o sus puestos son exclusivamente en remoto. Esto ha requerido que las empresas adapten el multitasking al entorno virtual.

Ventajas y desventajas del multitasking

Una vez tenemos la fotografía del panorama laboral actual en relación al multitasking es importante establecer tanto las ventajas como las desventajas que se pueden desprender de su implementación en una empresa: 

VENTAJAS DEL MULTITASKING EN EMPRESAS:

1. Aumento de la productividad: El multitasking puede permitir a los empleados abordar múltiples tareas en un período de tiempo más corto, lo que se traduce en un aumento de la productividad de la empresa.

2. Flexibilidad: Dentro del entorno laboral, el multitasking permite a los empleados adaptarse rápidamente a las nuevas demandas y prioridades.

3. Reducción de costes: Si una sola persona es capaz de abordar múltiples tareas, la empresa puede ahorrar en costes laborales al no requerir una persona para cada tarea específica.

4. Desarrollo de habilidades: El multitasking puede ayudar a los empleados a desarrollar habilidades de gestión del tiempo, toma de decisiones y resolución de problemas.

DESVENTAJAS DEL MULTITASKING EN EMPRESAS:

1. Disminución de la calidad: Cuando se realizan múltiples tareas al mismo tiempo, es probable que la calidad del trabajo disminuya, ya que no se presta la misma atención a cada tarea.

2. Estrés y agotamiento: El multitasking puede generar estrés y agotamiento en los empleados, especialmente si tienen que equilibrar múltiples tareas complejas y urgentes.

3. Menor enfoque: El constante cambio de tareas puede dificultar que los empleados se concentren en una tarea específica, lo que es posible que afecte negativamente la calidad y a la eficiencia de su trabajo.

4. Falta de satisfacción laboral: El multitasking en exceso puede llevar a la insatisfacción laboral, ya que los empleados pueden sentir que no tienen la oportunidad de completar sus tareas de manera efectiva.

Para poder aprovechar todas las ventajas del multitasking y evitar las desventajas, la formación para empresas es clave, puesto que a través de ella se pueden establecer las pautas para gestionar de forma correcta el multitasking.

Cómo gestionar el multitasking en un puesto de trabajo

La gestión efectiva del multitasking en un puesto de trabajo es fundamental para maximizar la productividad y optimizar tiempos (enlace a blogspot de mayo una vez publicado) sin sacrificar la calidad del trabajo. 

A continuación, te presentamos algunas herramientas y estrategias para conseguir ese equilibrio perfecto del que venimos hablando a lo largo de este artículo: 

• Priorización de tareas: El primer paso para gestionar el multitasking es identificar las tareas más importantes y urgentes. Para ello, se pueden utilizar técnicas como la Matriz de Eisenhower para categorizar las actividades en cuadrantes de importancia y urgencia. De esta manera, es posible poner el foco en las tareas de alto valor y delegar o posponer las menos importantes.

• Herramientas de gestión de proyectos: Herramientas como Trello, Asana, o Jira son de gran ayuda para organizar tareas y proyectos. Estas plataformas permiten crear listas de tareas, asignar responsabilidades, establecer fechas límite y realizar un seguimiento del progreso.

• Planificación inteligente del trabajo: La planificación inteligente del trabajo implica dividir tus tareas en bloques de tiempo definidos. Por ejemplo, a través del método Pomodoro, que consiste en trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Esta técnica ayuda a mantener la concentración y la productividad.

• Tecnología de asistencia: Las aplicaciones de gestión del tiempo como RescueTime o Focus@Will son perfectas para medir y mejorar la productividad. Por otra parte, también se pueden usar aplicaciones de bloqueo de distracciones, como Freedom o Cold Turkey, para evitar el acceso a sitios web o aplicaciones no relacionadas con el trabajo durante ciertos períodos.

• Formación Agile: La formación Agile (enlace a blogpost de julio de 2023 una vez publicado) se centra en la capacidad de adaptación y la colaboración. Aplicando principios de agilidad, como el enfoque en equipos multifuncionales, la comunicación constante y la capacidad de respuesta a cambios en las prioridades, para gestionar el multitasking de manera correcta.

• Delegación: Una sola persona no debe hacerlo todo. Es necesario delegar tareas a compañeros o miembros del equipo cuando sea posible. De esta manera, no solo se alivia la carga de trabajo, sino que también promueve la colaboración y el desarrollo de habilidades en el equipo.

• Comunicación: Se debe mantener una comunicación clara entre todos los miembros de la empresa. Informar sobre la carga de trabajo, los plazos y las prioridades. La comunicación abierta es esencial para garantizar que todos estén en la misma página y puedan se ajustar las expectativas en consecuencia.

Desde Cegos, somos conscientes de la importancia de una capacitación adecuada para una correcta gestión del multitasking dentro de una empresa que permita la optimización de tiempos. Por ello, ponemos a tu disposición nuestro Curso de Gestión de Tiempo, englobado en nuestra área de formaciones de Eficacia y Desarrollo Personal.