Metodologías y herramientas para trabajar en equipo online y aumentar la productividad
Debido a la pandemia por Covid-19 que en 2020 obligó a los equipos de trabajo a desarrollar su actividad laboral desde casa, el teletrabajo y el trabajo semipresencial se han asentado en el entorno laboral. Lo que hasta hace tres años no era nada común ha pasado a convertirse en una modalidad de trabajo en alza.
De hecho, en este tiempo, se ha demostrado que la productividad, lejos de verse afectada negativamente, puede ser incluso superior a través del trabajo online, gracias a ciertas herramientas y metodologías que agilizan los procesos.
Las mejores herramientas de trabajo para mejorar los procesos de equipos online
Existen multitud de opciones en lo relativo a herramientas de trabajo para mejorar los procesos de trabajo de los equipos online. Sin embargo, en los últimos dos años hay algunas se han impuesto debido tanto a su facilidad de uso, como a sus funciones. A continuación, listamos las más populares a día de hoy:
Teams
Se trata de una herramienta de trabajo colaborativo online desarrollada por Microsoft y basada en Oficce 365. Permite desarrollar proyectos en remoto dando acceso a todos los miembros de un equipo desde una misma plataforma.
Destacan características tan esenciales para el trabajo online como un chat en directo, la posibilidad de compartir documentos o de reunirse a través de videollamadas.
Además, como no podía ser de otra manera, ofrece acceso directo a las principales apps de Oficce: Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
Ofrece, por tanto, la posibilidad de desarrollar tareas en común por varios miembros del equipo sin necesidad de que estos se encuentren en el mismo lugar físico.
Sus ventajas y aportes para con el trabajo online han convertido a esta plataforma en una de las más utilizadas para este fin. Por este motivo, desde Cegos, hemos elaborado una formación sobre Microsoft Teams que ayude, en poco tiempo, a utilizar esta área de trabajo en remoto de manera fluida y ágil.
Slack
Es una herramienta basada en la mensajería instantánea y enfocada al trabajo en equipo online. Permite la comunicación directa en tiempo real por escrito, por voz y por vídeo, así como el intercambio de archivos.
Su principal característica diferenciadora es la posibilidad de crear un espacio de trabajo compuesto por distintos canales, tanto directos de miembro a miembro, como compartidos, dependiendo del proyecto.
Jira
Jira Software proporciona una visión general de todos los proyectos que están en marcha y la opción de planificación individual de cada uno de ellos a través de “sprints” en los que incluir las tareas a realizar, las que están en proceso y las ya terminadas. Ideal para que todos los miembros del equipo puedan hacer un seguimiento adecuado.
Además, permite otras opciones avanzadas como las de asignar tareas a otros miembros o establecer el tiempo o la dificultad de cada tarea.
Zoom
Una de las herramientas de videoconferencia más conocidas y utilizadas para el teletrabajo o trabajo semipresencial. Permite a los miembros del equipo reunirse en directo y compartir sus pantallas para mostrar documentos u acciones específicas.
También incluye la opción de chat por escrito, ofreciendo así la posibilidad de que los asistentes a la reunión puedan compartir enlaces o cualquier otro dato de valor.
Google Drive
Un básico imprescindible para el desarrollo de tareas conjuntas en todo equipo de trabajo en remoto. Se trata de un servicio de almacenamiento online gracias al que se pueden compartir archivos en tiempo real, así como hacer ajustes en los mismos.
Metodologías ágiles para trabajar en equipos online
Las metodologías ágiles son un conjunto de prácticas y principios para la gestión de proyectos de trabajo en remoto que se centran en la entrega rápida y continua de valor al cliente, así como en la mejora de los procesos conjuntos de equipo y en aumentar la productividad del teletrabajo.
Enumeramos algunas de las más utilizadas actualmente por las empresas:
EOS: Es una metodología cuyo centro neurálgico son la filosofía de empresa y sus valores. A raíz de ellos, se crean procedimientos colaborativos que mantienen informados a los miembros del equipo en todo momento de todo tipo de situaciones internas o externas y se promueve la participación general en la formulación de objetivos a corto, medio y largo plazo.
Scrum: Esta metodología se enfoca en entregar valor al cliente a través de iteraciones cortas llamadas sprints. Los equipos de Scrum se organizan en torno a un "product owner" que establece la visión y un "scrum master" que ayuda al equipo a trabajar de manera más efectiva.
Kanban: Se centra en mejorar el flujo de trabajo a través de la visualización y el límite de trabajo en progreso. A través de esta metodología, se visualiza el flujo de trabajo mediante un tablero que permite, entre otras cosas, tomar decisiones sobre cuándo aceptar más trabajo.
Recuerda que, a la hora de tomar una decisión acerca de qué herramientas o qué metodología ágil utilizar para mejorar la eficiencia y efectividad del trabajo en equipo online, es importante que estudies en profundidad lo que ofrece cada una de ellas para encontrar las que más se ajusten a vuestras necesidades como empresa.
Por eso, en Cegos hemos desarrollado esta formación que te permitirá profundizar en las mejores herramientas y metodologías ágiles para tener un mayor control de tus proyectos en remoto.