Guía completa para la transformación digital de las pymes
Según las estadísticas, el 81% de las Pymes españolas todavía no contaba con un plan estratégico para su transformación digital en 2018.
La mayoría de ellas por temor al cambio, porque pensaban que era un gasto innecesario o por desconfianza.
Sin embargo, apareció la pandemia y todos pudimos comprobar cómo muchas de estas Pymes se vieron obligadas a cesar su actividad por no ser capaces de adaptarse a la situación, mientras que las grandes empresas seguían adelante gracias al teletrabajo y la venta online.
2020 significó un punto de inflexión para todos. Cambió nuestra manera de relacionarnos, de vivir y también de trabajar.
Desde entonces, el mundo digital ha ido ganando terreno a pasos agigantados en nuestras vidas y las empresas que no estén dispuestas a adaptarse a esta nueva realidad están condenadas a desaparecer.
Este es el motivo por el que el Gobierno de España puso en marcha una serie de ayudas para Pymes y autónomos conocida con el nombre de Kit Digital.
¿Qué es la transformación digital de las pymes?
Muchas Pymes piensan que la transformación digital de las organizaciones consiste en contar con su propia página web y crear un perfil de empresa en redes sociales. Y, aunque eso puede formar parte del plan, la transformación digital de las organizaciones va mucho más allá.
Una transformación digital es un cambio de mentalidad.
Un proceso gradual a través del cual se incorporan las nuevas tecnologías a los procedimientos de gestión y desempeño de una empresa.
Tecnologías como la inteligencia artificial, las aplicaciones móviles, las plataformas de pago virtuales, los sistemas de gestión de almacén, el blockchain o el cloud computing, entre muchas otras.
Se trata de una inversión a largo plazo cuyo objetivo es ahorrar tiempo y recursos en los procedimientos más rutinarios para poder poner el foco en aquellas tareas en las que aportamos más valor.
De este modo, la gestión de los procesos será cada vez más ágil y aumentará la productividad y la eficiencia de cada trabajador, ya sean Pymes o grandes empresas.
Pero esta no es la única ventaja de llevar a cabo una transformación digital en una Pyme.
¿Qué gana una Pyme con una transformación digital?
La transformación digital de un negocio tiene muchas ventajas tanto para las pymes como para cualquier tipo de empresa.
- Te ofrece mayor visibilidad
Cada vez son más los usuarios que acuden a internet para realizar una primera consulta antes de realizar una compra o desplazarse a un establecimiento físico.
El motivo es que en internet pueden consultar las características del producto que quieren comprar sin prisas, en el momento que les vaya mejor e, incluso, acceder a las opiniones de otros usuarios sobre la misma.
Si tu Pyme no forma parte del escaparate digital estarás perdiendo un sinfín de oportunidades de negocio.
- Amplía tu mercado
Como continuación del punto anterior, también debemos mencionar que internet amplía tu público objetivo en gran medida.
Ten en cuenta que a tu negocio físico solo pueden acceder las personas de la zona que ya lo conozcan o que vean el cartel de tu empresa, pero en el mundo digital puedes ofrecer servicio a personas de cualquier parte del mundo.
Y, por lo tanto, la cuota de mercado que puedes abarcar es mucho mayor.
- Mejora la comunicación con tus clientes
Las herramientas de gestión digitales como los CRMs te permiten conocer mejor a tus clientes y personalizar tus comunicaciones con ellos. Ya sea en base a su historial de compra o aprovechando momentos como los cumpleaños o las fechas del año en que suelen necesitar tus productos.
- Facilita el trabajo en equipo
Digitalizar los documentos de una empresa y subirlos a la nube supone un gran ahorro de espacio.
Aunque la verdadera ventaja de trabajar en la nube es que todas las personas autorizadas para ello pueden recuperar cualquier tipo de documento en cuestión de segundos.
De modo que ya no es necesario detener el proceso de producción en caso de que un compañero no esté trabajando en ese momento, cualquier otra persona de la organización puede acceder a la información y desencallar la situación si así lo desea.
- Supone un gran ahorro en costes
La transformación digital de una Pyme permite ahorrar tiempo gracias a las automatizaciones y, por lo tanto, ampliar la capacidad de trabajo de los empleados para poder asumir más trabajo sin necesidad de incurrir en nuevas contrataciones.
5 pasos para crear un plan de transformación digital de las pymes
La transformación digital de una Pyme no es algo que se pueda improvisar. Hay que implementarla con una visión global y siguiendo una serie de pasos:
1 - Analiza las necesidades del mercado actual
La transformación digital de un negocio debe responder a las necesidades actuales de los clientes y de la empresa. En caso contrario, no tendría sentido alguno. Es por ello que hay que estar atento a los cambios que acontecen a nuestro alrededor y anticiparnos a ellos siempre que sea posible.
2 - Establece prioridades
Los recursos de las Pymes no siempre permiten llevar a cabo todo el proceso de digitalización durante un mismo periodo. Por eso lo más recomendable es implementarlo por fases, empezando por las necesidades más prioritarias, para poder garantizar la continuidad del servicio.
3 - Incluye el plan de transformación digital en la estrategia general de la empresa
La transformación digital de una Pyme tiene que estar alineada con los objetivos de la empresa a nivel global. Por eso, una vez definidas las prioridades y las etapas de su implementación, incluiremos toda la información en el plan estratégico de la organización.
4 - Involucra a todo el personal en el proceso de digitalización
Implementar nuevas herramientas de trabajo y una nueva manera de funcionar implicará a todos los empleados de la empresa. Y este es el motivo por el que muchas Pymes ofrecen cursos sobre transformación digital a sus empleados. Así se aseguran de que toda la plantilla entiende y es capaz de formar parte del proceso de transformación.
5 - Mide los resultados alcanzados de manera periódica
Una de las grandes ventajas del mundo digital es la posibilidad de medir los resultados de cada acción.
Gracias a ello, las Pymes que lleven a cabo una transformación digital, podrán evaluar de manera periódica si las herramientas elegidas cumplen con las expectativas de la empresa y sustituir las que hayan quedado obsoletas por nuevas opciones que aparezcan en el mercado.
Aunque en realidad este proceso de transformación puede traer muchos beneficios para las Pymes, lo cierto es que no todas ellas cuentan con el tiempo o los conocimientos para llevarla a cabo con éxito.Este hecho es lo que nos ha llevado a poner toda nuestra experiencia en este ámbito al servicio de las organizaciones mediante servicios de consultoría y soluciones digitales.