El 97% de las empresas reconoce que la gestión de proyectos es un punto clave para aumentar el rendimiento de las organizaciones.
De hecho, 7 de cada 10 nuevos proyectos terminan en fracaso.
Sin embargo, conocer las herramientas y metodologías más adecuadas para la gestión de cada proyecto puede aumentar significativamente las probabilidades de éxito.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Cuando hablamos de proyectos en el mundo empresarial, nos referimos al conjunto de acciones que nos ayuda a conseguir una nueva meta dentro de una organización. Ya sea a nivel interno o a nivel externo.
Es decir, los proyectos empresariales pueden ir desde la optimización de los procesos internos hasta los encargos de trabajo de los clientes.
No obstante, estos proyectos suelen implicar diferentes procesos y departamentos, por lo que es indispensable designar una figura que coordine todos los procedimientos y supervise las diferentes acciones para garantizar el éxito del mismo.
Esta figura es lo que conocemos como Project Manager o, dicho de otra manera, la persona responsable de la gestión de proyectos.
Entonces ¿en qué consiste la gestión de proyectos?
Muy sencillo. La gestión de proyectos consiste en la aplicación de un conjunto de metodologías y herramientas orientadas a estimar, supervisar y conseguir los objetivos marcados por la organización en un área concreta.
Para ello, la persona encargada de la gestión del proyecto deberá asegurarse de que se lleven a cabo determinados pasos.
Fases de la gestión de proyectos
El Project Management Institute (PMI) es la organización encargada de marcar las pautas para la gestión de proyectos a nivel internacional y de redactar documentos como la Guide of the Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Según esta guía utilizada como base para obtener las certificaciones ISO en Project Management, la gestión de un proyecto se divide en 5 fases:
Consiste en hacer un análisis global sobre las probabilidades de éxito y la rentabilidad de cada proyecto. Para realizarlo se tienen en cuenta variables como el coste de su implementación, el tiempo se tardará en alcanzar los objetivos o los recursos necesarios para poder llevarlo a cabo.
2 - Planificación
Si el proyecto supera la fase anterior significa que es viable y, por lo tanto, podemos empezar a definir las tareas a realizar y las personas que se van a encargar de cada una de ellas a través de un Plan de proyecto.
De este modo, tendremos una idea más clara del alcance del mismo, tanto a nivel de plazos como de recursos.
3 - Ejecución
Es el momento en que un proyecto pasa de ser una estimación a convertirse en una realidad. En este sentido, es muy importante establecer los flujos de trabajo adecuados y ser capaz de gestionar los imprevistos que surjan sobre el terreno. Porque, créenos, surgirán.
4 - Supervisión
Una vez arrancado el proyecto, el trabajo del Project Manager consiste en realizar un seguimiento del cumplimiento de los plazos, llevar a cabo los controles de calidad oportunos y gestionar las incidencias que hayan ido apareciendo.
5 - Cierre
La gestión de un proyecto no termina hasta que no se analizan los resultados y se sacan conclusiones sobre lo que se ha hecho bien y lo que se podría mejorar.
No se trata de hacer autobombo, sino de identificar las posibles desviaciones y los motivos que las han ocasionado para que las estimaciones futuras sean más realistas.
Después de este análisis de fallos, realizaremos una copia de seguridad con todos los datos y, entonces sí, se dará por cerrado el proyecto.
Metodologías para la gestión de proyectos
Existen diferentes metodologías para la gestión de proyectos. La elección entre una u otra dependerá de los objetivos y las necesidades de cada proyecto.
Por ejemplo:
- Metodologías secuenciales
Este tipo de metodología es la más tradicional y consiste en dividir el proyecto en diferentes fases que irán avanzando de una a otra conforme se complete la fase anterior.
Las metodologías secuenciales, entre las cuales encontramos la metodología en cascada o Waterfall, son muy fáciles de supervisar puesto que el final de cada fase supone un pequeño punto de control. Sin embargo, al funcionar con un calendario único, son mucho más rígidas que el resto de metodologías.
Se suelen utilizar en proyectos de larga duración y en ámbitos en los que prima la producción en cadena como en las fábricas o en la construcción.
- Metodología agile
La metodología ágil o agile en inglés, es todo lo contrario a la metodología secuencial ya que, en este caso, no es necesario terminar las fases para detectar los posibles problemas.
En la gestión de proyectos ágil, se divide cada proyecto en pequeñas subtareas o sprints que permiten pivotar y realizar los cambios necesarios con cierta periodicidad.
De esta manera se aumenta la capacidad de respuesta y la adaptabilidad de las organizaciones frente a las necesidades del mercado y de los clientes.
Dentro de esta metodología encontramos diferentes variantes con nombre propio como las metodologías Scrum, Kanban, Lean o Extreme Programming (XP).
- Metodologías orientadas a la gestión del cambio
Otra manera de gestionar los proyectos es poniendo el foco en la gestión del cambio.
Es decir, en una planificación exhaustiva de los riesgos que permita a la organización recuperar el control lo más rápido posible cuando estos cambios ocurran.
Esta metodología engloba sistemas de gestión como el Event Chain Methodology o el Extreme Project Management.
- Metodologías basadas en el proceso
Por último, encontramos las metodologías que afrontan la gestión de proyectos a través de la simplificación de procesos (Lean manufacturing) y la recogida de estadísticas que permiten detectar los fallos durante el proceso (Six Sigma). En ocasiones, estas dos metodologías se combinan entre sí dando lugar al Lean Six Sigma.
También pertenece a esta metodología el Process-Based Project Management, una manera de gestionar los proyectos donde los objetivos de cada proceso deben estar alineados con los valores y la misión de la empresa.
En cualquier caso, independientemente de la metodología que utilices, existen herramientas que pueden facilitar en gran medida la gestión de cualquier proyecto.
Herramientas para la gestión de proyectos
En la actualidad podemos recurrir a infinidad de herramientas para gestionar un proyecto. Cada una con sus pros y sus contras. Pero, por el momento, te mostraremos las 3 herramientas que nos parecen más útiles y fáciles de usar.
- Trello
Una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizada en todo el mundo. Seguramente deba su éxito su gran versatilidad y a que se trata de una herramienta extremadamente intuitiva.
- Asana
Esta herramienta permite gestionar tanto pequeñas listas de tareas como proyectos a gran escala y, además de poder ordenar las tareas por prioridades, envía recordatorios a todos aquellos que lo deseen.
- ClickUp
Si algo destaca de esta herramienta es su capacidad de personalización y la posibilidad de identificar la carga de trabajo de cada persona de manera visual.
Nuestra recomendación es que pruebes las tres y elijas la que te resulte más útil. Pues, como ya hemos dicho antes, cada proyecto es un mundo y cada herramienta, también.
Esperamos que esta guía te haya resultado de utilidad.
Si te apetece seguir ahondando en el tema, no dudes en consultar nuestros cursos sobre gestión de proyectos. Tenemos una amplia gama a tu disposición.
