Gestión del tiempo y efectividad

22/02/2021

Cualquier estrategia que nos permita mantener el control y hacer una mejor gestión del tiempo redundará en una mayor efectividad de los empleados a título personal y de los equipos. Un win-win en el que la empresa también gana.

En una sociedad instalada en el cortoplacismo, donde se espera que todo profesional sea capaz de ejercer el multitasking y salir airoso de ello, parece que prácticas como fijar objetivos y plazos, planificar, escoger los perfiles mejor preparados para cada misión, trazar una estrategia, evaluar los pasos dados y proponer ideas de mejora, etc. hayan pasado a mejor vida. Sin embargo, las hojas de ruta siguen siendo necesarias, pese a la obsesión de querer llegar los primeros a la línea de meta, y eso solo pasa por pararse a pensar, ser capaz de diferenciar entre lo urgente, lo prioritario y lo ordinario, e incluso dividir los proyectos en distintas etapas que permitan evaluarlos de manera periódica y corregirlos, de ser necesario, en tiempo real.

Gestión del tiempo y productividad

gestión del tiempo

En marzo de 2019 saltaban las alarmas. El Boletín Oficial del Estado (BOE) había aprobado la nueva ley de control horario de los empleados y las empresas disponían hasta el 12 de mayo para poner en marcha el registro correspondiente. A partir de entonces, todas deberían comenzar a registrar la jornada laboral de sus colaboradores. Esta era una práctica que algunos empresarios habían puesto ya en marcha para contabilizar qué tiempo de la jornada de cada uno de sus empleados debía imputar a cada uno de los proyectos y clientes para los que trabajaban, e incluso para disponer de un registro de horas trabajadas para comprobar, a finales de mes, si el trabajador había cumplido con su jornada laboral o no. De haberla rebasado, cabía profundizar en si los motivos eran una falta de organización y priorización de las tareas o bien una sobrecarga sostenida de trabajo. En cualquiera de esos dos supuestos, escogidas al azar, cabría tomar cartas en el asunto. Siempre que la empresa estuviera dispuesta a optimizar el trabajo y eficiencia de sus empleados y, por ende, del negocio.

El fin último de aquel decreto ley aprobado hace ahora casi dos años era combatir el fraude fiscal y evitar que el empleado hiciera horas extra no remuneradas, pero también serviría para poner el foco una vez más en la necesidad de dar con empleados cada vez más resolutivos, aun dedicando menos horas a estar físicamente en la oficina. La cultura de los calienta-sillas se ponía de nuevo en entredicho. Sin embargo, lo que parecía revalidarse una vez más es la relación directa entre la gestión del tiempo y la productividad del equipo y del negocio.

Ladrones del tiempo

Priorizar, diferenciar entre lo que es urgente y no lo es, calendarizar y buscar refuerzos en caso de ser necesario en alguna de las fases del proyecto, pararse a pensar qué nos aleja y qué nos acerca al éxito para reenfocar lo primero, identificar qué elementos –mails, redes sociales, reuniones improductivas- nos hacen distraernos, intentar no procrastinar, etc. conforman la hoja de ruta que deberíamos refrendar a diario para que un proyecto llegue a buen puerto, por obvio que nos parezca.

Sin ir más lejos, M. Carmen Esteve, Content & Communication Manager de la aplicación de control horario para empresas Sesame, exponía recientemente en un post algunas pautas que los empleados -y managers- deberían implementar en su día a día para mejorar su productividad. ¡Toma nota!

  • Identificar las causas que nos hacen perder el tiempo y tratar de eliminarlas o dedicarles un tiempo exacto.
  • Crear un planning de tareas y unos objetivos a conseguir en un período de tiempo determinado.
  • No olvidarnos de ir marcando las tareas realizadas. Esta imagen nos puede motivar para seguir terminando tareas.
  • Crear una lista de prioridades, y empezar zanjando las que consideremos más importantes, más urgentes o más necesarias.
  • Saber cuándo se necesita de la ayuda u opiniones de más personas para llegar a ciertos objetivos, y delegar en otra persona o equipo si fuera necesario.
  • Ayudarse de un gestor de tiempo que lo controle por ti, como por ejemplo un software de control horario.
  • No olvidarse del tiempo de descanso y desconexión, durante el que debemos intentar no consultar el correo electrónico ni aceptar llamadas relacionadas con el trabajo.

Si pese a estas pautas, la gestión y optimización del tiempo sigue siendo una asignatura pendiente, te sugerimos beneficiarte de las soluciones digitales síncronas que, bajo el nombre #UP, Grupo CEGOS pone al alcance de las empresas. Estas soluciones, entre las que destaca la de Gestión del Tiempo, se caracterizan por aplicar un modelo de aprendizaje que contempla el entrenamiento individual del empleado, el apoyo de los superiores o colegas y un taller virtual, que permite aplicar los nuevos conocimientos adquiridos en el trabajo diario.