Conseguir una mejor gestión del tiempo

Cualquier estrategia que nos permita mantener el control y hacer una mejor gestión del tiempo en el trabajo redundará en una mayor efectividad de los empleados a título personal y de los equipos. Un win-win en el que la empresa también gana.

En una sociedad instalada en el cortoplacismo, donde se espera que todo profesional sea capaz de ejercer el multitasking y salir airoso de ello, parece que prácticas como fijar objetivos y plazos, planificar, escoger los perfiles mejor preparados para cada misión, trazar una estrategia, evaluar los pasos dados y proponer ideas de mejora, etc. hayan pasado a mejor vida. Sin embargo, las hojas de ruta siguen siendo necesarias, pese a la obsesión de querer llegar los primeros a la línea de meta, y eso solo pasa por pararse a pensar, ser capaz de diferenciar entre lo urgente, lo prioritario y lo ordinario, e incluso dividir los proyectos en distintas etapas que permitan evaluarlos de manera periódica y corregirlos, de ser necesario, en tiempo real.

Aprender a no perder el tiempo y ser más productivos

Priorizar, diferenciar entre lo que es urgente y no lo es, calendarizar y buscar refuerzos en caso de ser necesario en alguna de las fases del proyecto, pararse a pensar qué nos aleja y qué nos acerca al éxito para reenfocar lo primero, identificar qué elementos –mails, redes sociales, reuniones improductivas- nos hacen distraernos, intentar no procrastinar, etc. conforman la hoja de ruta que deberíamos refrendar a diario para que un proyecto llegue a buen puerto, por obvio que nos parezca.

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo?

Administrar el tiempo es una habilidad esencial en los negocios, especialmente a nivel de liderazgo. Tantas cosas compiten por nuestra atención - correos electrónicos, reuniones, viajes, vida social y familiar - que es fácil verse sobrepasado. Si no administramos bien nuestro tiempo, podríamos fácilmente agotarnos y la calidad de nuestro trabajo se resiente. Pero si aprendemos a tomar decisiones que nos den tiempo suficiente para hacer las cosas bien, es más probable que nos desempeñemos al máximo nivel.
Desde Cegos hemos lanzado un curso de Gestión del Tiempo en el que nos fijamos en cuatro áreas cruciales para ayudarte a gestionar tu tiempo de forma más eficaz.

Planificar las prioridades para tu semana

Muchos de nosotros tenemos una lista de "cosas por hacer", que rápidamente se llena con un mix de tareas importantes y otras no tan importantes. Tener tantas cosas en la lista puede llevar a un alto nivel de ansiedad o de falta de compromiso, por lo que es importante priorizar la carga de trabajo en términos de lo que hay que hacer ahora, y lo que puede esperar a ser hecho o ser delegado a otros. También debemos dejar espacio para hacer frente a los acontecimientos inesperados que inevitablemente se producirán durante el día.

Hacer frente a las peticiones urgentes

No importa cuán bien planifiquemos nuestra agenda, la gente ocasionalmente buscará nuestra atención urgente en un tema. La tentación es decir "sí" a todo porque no quieres decepcionar a la gente. Pero esta actitud puede causar estrés y tener un efecto negativo en nuestra capacidad de ser productivos. En su lugar, aprendamos a tratar tales peticiones de manera que mantengamos buenas relaciones con los colegas y clientes, evitando las consecuencias negativas; aprender a decir "no" diplomáticamente ciertamente ayuda, así como renegociar una línea de tiempo realista o el número de productos a entregar.

Evitar la sobrecarga de trabajo

El resultado inevitable de una mala gestión del tiempo es la sobrecarga de trabajo y el estrés. Incluso con una buena gestión del tiempo, los puntos de presión aparecen de vez en cuando, por lo que deberíamos aprender a manejar tales situaciones cuando se presentan. Es útil tener un "kit de emergencia" listo para aliviar nuestro horario cuando lleguemos a este punto. El kit puede incluir reorganizar las reuniones, solicitar educadamente una extensión de la fecha límite o volver a priorizar la lista de "cosas por hacer". También podemos tomar medidas para mantener los niveles de energía con estrategias anti-fatiga y rituales de desempeño zen. Dicho esto, es importante evitar que se produzca esa sobrecarga en primer lugar.

Producir un trabajo de alto valor

La buena planificación y la gestión del tiempo nos ayudan a ser creativos y a rendir al máximo de forma consistente. Dejar todo para el último minuto y completar una tarea con pánico tiene obviamente el efecto opuesto, pero es una situación común a la que se enfrentan los profesionales ocupados. Cuando planificamos proyectos complejos, dividamos cada tarea en pasos claramente definidos, para que podamos ver el camino a seguir y espaciar el trabajo en consecuencia. El cerebro se pone ansioso cuando visualizamos tareas complejas porque a menudo complicamos demasiado las cosas y nos abrumamos. Planificar el camino a seguir en trozos pequeños nos permite visualizar la tarea de forma más realista y, por lo tanto, es menos estresante.

Mejorar la gestión del tiempo te ayudará a mantenerte centrado y a mantener un sano equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Para aquellos de nosotros constantemente abrumados con puntos de presión y plazos ajustados, la ruta hacia la libertad radica en cambiar los hábitos gradualmente, lo cual es mucho menos difícil de lo que imaginas.

El curso "Gestión del tiempo" te guiará a través de todos estos temas y más. Nuestro programa promueve interacciones de la vida real con tus managers, compañeros y equipos, permitiéndote desarrollar tus habilidades en el trabajo. También obtendrás una formación personalizada para cubrir tus lagunas de habilidades, asegurándote de que cada momento de tu formación cuente.