Cómo triunfar en la Gestión de Proyectos

15/07/2020

La vida de un Project Manager puede ser satisfactoria y emocionante, pero también puede ser un infierno si comete demasiados errores o las cosas simplemente no suceden como esperaba.

Afortunadamente, con la orientación correcta, el Project Manager puede planificar una ruta bien definida desde el comienzo del proyecto que le ayude a mitigar cualquier problema antes de que suceda. Eso no quiere decir que el camino vaya a ser sencillo. Sin embargo, si se planifica bien, se aprende a delegar y a tomar buenas decisiones, entonces estaremos bien encaminados hacia el éxito.

En Cegos hemos lanzado recientemente un curso de gestión de proyectos como parte de nuestra colección para el desarrollo de competencias profesionales#UP. En el programa, observamos cuatro áreas críticas de la gestión de proyectos necesarias para obtener el máximo rendimiento.

gestión de proyectos

1. Comenzar con el pie derecho

Desear comenzar nuestro proyecto con una visión clara y un conjunto de objetivos nos ayudará a completarlo con éxito y a tiempo. Un buen comienzo entusiasmará al equipo, además de generar confianza e impulso. Sin embargo, un mal comienzo podría significar que el proyecto se derrumbe desde el principio. Para comenzar el proyecto con vigor, deberemos hacernos las preguntas correctas que nos llevarán a la "carta del proyecto", un documento que resume la visión y los objetivos, y que involucra a todas la personas ​​necesarias para que el proyecto funcione.

2. Delegar y tomar decisiones

Poder tomar una decisión, a menudo rápidamente, es una responsabilidad clave del Project Manager. Otra habilidad crucial es la capacidad de delegar tareas a individuos o equipos de una manera que haga avanzar el proyecto. Para que esto suceda, debemos definir claramente cada tarea que debe completarse dentro de un cierto período de tiempo. La claridad es crítica; las instrucciones claras hacen que las cosas sucedan rápidamente, mientras que la confusión es perjudicial y costosa. Desde el principio, se debe construir un "mapa de tareas" que detalle todas las actividades dentro del proyecto y quién será responsable de qué. También debemos ser flexibles ante las solicitudes de cambio. Tendremos que decidir cómo tratar con ellas y asegurarnos de que todos los involucrados tomen las medidas adecuadas.

3. Planificar con agilidad

Los proyectos complejos deben desglosarse en fases o hitos. Cómo llegar a esos hitos y medir los logros debería ser el foco de la etapa de planificación. Es importante identificar los pasos necesarios y asegurarse de que sean realistas y alcanzables. También debemos planificar el momento de cada fase, permitiendo suficiente espacio para que el equipo complete un trabajo de calidad, pero sin que se demore demasiado. Hay varias herramientas que nos pueden ayudar a planificar con agilidad, como el Timeboxing y el diagrama de Gantt.

4. Administrar el comité directivo

Como Project Manager, seremos responsable durante todo el ciclo de vida de un proyecto. Eso significa que debemos informar al comité directivo sobre el progreso y obtener apoyo en momentos cruciales. Por ejemplo, podemos encontrar obstáculos ante los cuales necesitemos ayuda para superarlos, o que puedan requerir recursos adicionales. Las reuniones de dirección deben administrarse con destreza, por lo tanto, hagamos del comité nuestros aliados y aprendamos a ser persuasivos para obtener lo que necesitamos.

Se necesita un conjunto de habilidades variadas para ser un Project Manager efectivo. Además de todos los temas que hemos discutido, debemos mostrar liderazgo, ser capaces de comunicarnos de manera efectiva y saber dar buenos comentarios.

Todas estas habilidades se pueden desarrollar con el tiempo, pero requiere práctica y persistencia.

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