Cómo diseñar con éxito un itinerario de formación: método, etapas y errores a evitar

Es habitual que las empresas planteen sus necesidades de formación empezando por el formato que querrían desplegar: un «taller de media jornada» o un «módulo breve de e-learning». Sin embargo, el formato no debería ser el único punto de partida a la hora de plantearse una formación. De hecho, hay muchos otros parámetros que deberían tenerse en cuenta con prioridad.

¿Cómo se desarrolla el diseño de un itinerario de formación?

El diseño de un itinerario de formación (también llamado ingeniería de formación o ingeniería pedagógica) es un proceso que busca construir un dispositivo de aprendizaje coherente, progresivo y orientado a resultados. No se reduce a elegir un formato o una herramienta: parte del análisis de las necesidades reales para definir objetivos pedagógicos precisos, seleccionar las acciones formativas adecuadas y medir el impacto en los comportamientos.

La construcción de un itinerario formativo eficaz combina varias etapas clave: análisis de necesidades, definición de objetivos, elección de modalidades, despliegue y evaluación. A diferencia de una sesión aislada, se inscribe en una lógica de progresión a largo plazo para anclar de forma duradera las competencias en los alumnos.

Las etapas clave para diseñar un itinerario de formación eficaz

El diseño de un itinerario se basa en un método probado, inspirado en modelos de ingeniería de formación como el ADDIE (Analizar → Diseñar → Desarrollar → Implementar → Evaluar). Estas son las grandes etapas a seguir.

Etapa 1: Analizar las necesidades de formación

Antes de diseñar, es indispensable realizar un análisis de necesidades: ¿qué competencias faltan? ¿Qué comportamientos deben evolucionar? ¿Cuál es el público objetivo, sus limitaciones, su nivel inicial?

Este análisis puede apoyarse en las evaluaciones anuales, el feedback de los managers, los retornos de experiencia sobre el terreno o las autoevaluaciones. Permite identificar los ejes de mejora prioritarios y vincular la formación a los objetivos estratégicos de la empresa.

Etapa 2: Formular objetivos pedagógicos claros

Un objetivo pedagógico preciso adopta la forma: «Al finalizar el itinerario, el participante será capaz de…». Se desglosa en tres niveles:

• Saber: los conocimientos teóricos que hay que adquirir.
• Saber hacer: los procedimientos y métodos que hay que dominar.
• Saber ser: las actitudes y comportamientos que hay que adoptar.

Los objetivos deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo definido) y estar alineados con los resultados que espera la organización.

Etapa 3: Construir la arquitectura del itinerario

Aquí es donde entra en juego plenamente la ingeniería pedagógica. Se trata de estructurar los módulos de lo simple a lo complejo, alternando modalidades síncronas y asíncronas. Los principios del aprendizaje adulto (andragogía) recuerdan que los adultos aprenden mejor cuando la formación está directamente conectada con su situación de trabajo real y pone en valor su experiencia.

Un buen itinerario prevé también evaluaciones formativas en cada etapa, un seguimiento personalizado y sesiones espaciadas para favorecer el anclaje de las competencias.

Etapa 4: Desplegar y acompañar

La puesta en marcha debe organizarse con cuidado: planificación de las sesiones, implicación de los managers, dinamización de las clases virtuales o de los talleres presenciales. El acompañamiento de los alumnos a lo largo de todo el itinerario es un factor clave de éxito.

Etapa 5: Evaluar el impacto y mejorar de forma continua

La evaluación no se limita a un cuestionario de satisfacción. Mide el logro de los objetivos pedagógicos, la evolución de los comportamientos en el trabajo (indicadores de rendimiento) y, en su caso, el ROI de la formación. Los resultados alimentan la mejora continua del dispositivo.

Los diferentes tipos de itinerarios de formación

Un formato de formación designa el método mediante el cual se imparte el aprendizaje. Ya se opte por diseñar una formación síncrona o asíncrona, esto implica decisiones pedagógicas distintas según las competencias buscadas. Los formatos se dividen en tres grandes categorías:

• La formación asíncrona: se sigue al ritmo del alumno, a través de formatos diversos como vídeos, cuestionarios, infografías o módulos de e-learning.
• La formación síncrona: se imparte en directo, por ejemplo en forma de talleres o coaching.
• Los enfoques blended: combinan ambas modalidades.

Para decidir entre estas opciones, es esencial preguntarse qué formato permitirá producir el cambio buscado y, posteriormente, aportar pruebas tangibles de su puesta en práctica. En realidad, no existe un único modelo de itinerario de formación eficaz. La elección depende de los objetivos pedagógicos, del público objetivo y de las limitaciones de la organización.

En la mayoría de los casos, los itinerarios de formación eficaces en la empresa combinan varios de estos enfoques, y en particular el blended learning, para conjugar autonomía, interacción y anclaje duradero en el desarrollo de las competencias de los colaboradores.

El proceso en 5 etapas para elegir el formato de formación adecuado

• Defina primero qué debe cambiar y de qué manera podrá medir ese cambio en su entorno de trabajo.
• Haga corresponder el formato con la competencia que debe adquirirse. Si los conocimientos básicos pueden transmitirse en asíncrono, las competencias conductuales requieren, por su parte, una práctica presencial.
• Piense en espaciar las sesiones para facilitar la puesta en práctica concreta.
• Defina sus indicadores desde el principio: busque los indicadores clave de comportamiento y los resultados de negocio esperados.
• Implique a los managers en el itinerario, pidiéndoles que observen, anoten y valoren los comportamientos que evolucionan.

El error que hay que evitar para tomar la decisión correcta

Partir de la idea de que el aprendizaje autónomo conviene a todo el mundo es un error frecuente. En concreto, un módulo de e-learning puede ser pertinente para las personas que tienen una mentalidad adaptada a este modo de funcionamiento.

Pero es posible que este tipo de formato no convenga a todo el mundo: a diferencia de las sesiones presenciales, los módulos en vídeo generan menos compromiso y motivación entre los participantes. Por el contrario, los momentos que combinan contenido y emoción son los que mejor se recuerdan, ya que la memoria se impregna de lo que se siente y de lo que se hace, y no simplemente de lo que se muestra.

Adaptar el formato de formación a las competencias buscadas

El análisis de necesidades (¿qué cambios concretos deben implementarse en su entorno de trabajo? ¿Qué carencias existen y qué competencias deben poder cubrirlas?) es el fundamento mismo de un itinerario de formación eficaz. Precede a la definición de los objetivos pedagógicos y a la elección de las acciones formativas que se van a desplegar.

En resumen, defina antes que nada cómo serían los cambios deseados y de qué manera podrá medirlos después. Si empieza eligiendo un formato de aprendizaje antes de haber respondido a esta pregunta, corre el riesgo de obtener una formación bien impartida y apreciada por los participantes, pero que se olvidará enseguida.

Si los conocimientos básicos pueden transmitirse fácilmente a través de módulos breves de e-learning, no ocurre lo mismo con las competencias conductuales. En efecto, aprender a practicar la escucha activa, aprender a dar un feedback difícil o aprender a negociar exige formatos interactivos y requiere a menudo poder ejercitarse con otra persona.

La duración de la formación es también un parámetro fundamental. Si cada vez más organizaciones quieren desplegar formaciones cortas, hay que tener en cuenta que ¡no se forma a un líder en una tarde! Aston Martin, por ejemplo, formó a sus mandos de proximidad a través del programa Ignite, compuesto por siete módulos repartidos a lo largo de nueve meses. ¿La ventaja de este dispositivo? Haber entendido que las técnicas de management solo se anclan en los hábitos tras una práctica repetida.

El espaciamiento de las sesiones también cuenta: está claro que media jornada de formación, seguida de dos semanas de puesta en práctica real y después una segunda sesión, es más eficaz que una sola jornada intensiva. Esto es lo que demuestra el concepto de la «curva del olvido», teorizado por Hermann Ebbinghaus, que explica que el recuerdo de un aprendizaje decae más rápidamente si los conocimientos adquiridos no se repasan ni se ponen en práctica después. Espaciar las sesiones contribuye, por tanto, a su eficacia a largo plazo.

La formación es un itinerario, no un acontecimiento único: el ejemplo de Aston Martin

Cuando termina una sesión de formación, en realidad está lejos de haber acabado para el alumno, ya que se abre para él un nuevo ciclo: el de la puesta en práctica, la prueba y la repetición. De hecho, hacen falta entre tres y nueve meses para anclar una competencia de forma duradera.

Pero ¿cómo garantizar la eficacia del paso a la acción una vez terminada la formación? Si nos basamos en el modelo de evaluación de Kirkpatrick, un alumno satisfecho (nivel 1 del modelo) puede llegar a operar cambios concretos en sus métodos de trabajo (nivel 3 del modelo) en gran parte gracias a la implicación de su manager. Si este considera la formación como una formalidad o una obligación administrativa, las competencias del empleado no se transferirán a su organización cotidiana. Por el contrario, si apoya y reconoce la evolución de sus equipos, a estos les resultará más fácil anclarla en sus hábitos.

Volviendo al caso de Aston Martin, la empresa apostó precisamente por la implicación de los mandos de proximidad dentro del programa Ignite. De esta forma, los métodos de management de los participantes se vieron impactados de manera duradera:

• El nivel de los objetivos fijados fue un 14 % superior al de los colaboradores que no siguieron el programa.
• La frecuencia de las conversaciones que daban lugar a feedbacks regulares fue un 9 % superior.
• Los comportamientos de liderazgo progresaron casi 20 puntos en nueve meses.

Integrar la medición del rendimiento desde el diseño del programa

La medición del rendimiento es un parámetro que debe tenerse en cuenta desde el diseño de un programa de formación. Integrarla solo en la etapa final es un error limitante, ya que el formato que se elige determina los indicadores de cambio que podrán recogerse después en los equipos. Para saber más, consulte nuestra guía completa sobre cómo medir la eficacia de las acciones de formación.

Para hacerlo de forma eficaz, es preferible definir dos tipos de indicadores desde el principio: indicadores clave de comportamiento (traducen la competencia buscada en acciones observables) y resultados de negocio (como los incidentes de seguridad, los plazos o las ventas). Estos deben interpretarse teniendo en cuenta que otros parámetros externos pueden influir en dichos resultados.

A modo de ejemplo, BENU, distribuidor farmacéutico suizo, desplegó un itinerario blended llamado «Trusted Advisor», con planes de acción a 7, 30, 60 y 90 días. Como los comportamientos se evaluaron antes y después de la implementación del programa, los datos pudieron mostrar con precisión dónde había evolucionado el rendimiento. En particular, se puso de manifiesto que actuar sobre los momentos clave de una interacción con el cliente marcaba una gran diferencia. Se trata de un cambio medible en la forma en que las personas ejercen su profesión, y no de una simple nota de satisfacción.

Diseño centrado en el formato frente a diseño centrado en los resultados

Esta comparación permite apreciar con bastante claridad los límites de un diseño de itinerario de formación basado en el formato en lugar de en los resultados.

Preguntas frecuentes sobre los itinerarios y formatos de formación

1. ¿Qué es un formato de formación?

Un formato de formación corresponde a la estructura y al canal elegidos para impartir un programa de aprendizaje. Existen tres categorías: el asíncrono (como el vídeo, el e-learning o las infografías), el síncrono (como los talleres en directo y el coaching), y los enfoques blended, que combinan ambos.

2. ¿Debo elegir el formato antes o después de haber definido los objetivos pedagógicos?

La elección del formato debe ser la última etapa de su reflexión, pero nunca la primera. Los organismos de formación y los expertos en ingeniería de formación coinciden en este punto: empiece por definir los objetivos pedagógicos (lo que el alumno debe ser capaz de hacer al finalizar el itinerario) y, después, identifique las acciones formativas adecuadas. El modelo ADDIE —Analizar, Diseñar, Desarrollar, Implementar, Evaluar— es uno de los métodos de referencia para estructurar este proceso de forma rigurosa. Solo en la última etapa se selecciona el formato en función de la competencia buscada y de las pruebas deseadas.

3. ¿Qué formatos funcionan mejor para adquirir competencias conductuales?

Las competencias conductuales e interpersonales —o saber ser, en la terminología de la ingeniería pedagógica— requieren formatos vivos e interactivos, como talleres, simulaciones, juegos de rol o coaching. No pueden adquirirse únicamente a través de vídeos o e-learning, porque es importante ejercitarse con otra persona. Los principios del aprendizaje adulto (andragogía) confirman, además, que los adultos aprenden mejor en contextos cercanos a sus situaciones de trabajo reales, con un feedback regular y una puesta en práctica inmediata.

4. ¿Cuánto tiempo hace falta para que una formación se ancle de forma duradera?

La mayoría de las competencias tardan entre tres y nueve meses en asentarse de forma duradera. Por eso el espaciamiento de las sesiones, la práctica repetida y el apoyo activo de los managers cuentan más que la intensidad de una sesión única.

5. ¿Cómo medir el impacto de la formación?

Vaya más allá de las puntuaciones de satisfacción y defina desde el principio dos tipos de indicadores: indicadores clave de comportamiento, que permiten hacer observables los progresos, y resultados de negocio, como las ventas o la satisfacción del cliente, que deben interpretarse en un contexto global.

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Escrito por

Carolina Gracia Moreno

Carolina Gracia Moreno, directora de la oferta de Ingeniería Pedagógica y Eficacia Profesional en Cegos, es una figura clave en el diseño y la optimización de los programas de formación. Tras incorporarse a Cegos en 2019 como consultora y jefa de proyecto en el equipo de Formación a Medida, hoy pone su experiencia al servicio de la innovación pedagógica y el desarrollo de competencias. Dirige la creación de ofertas de gran impacto, vela por la calidad de las intervenciones y acompaña el desarrollo profesional de los formadores. Su compromiso refleja la misión de Cegos: transformar el aprendizaje en un motor de rendimiento sostenible tanto para las personas como para las organizaciones.Traducción realizada con la versión gratuita del traductor DeepL.com

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