Profesionales de la formación: El responsable de Formación

¿Qué es un Responsable de Formación?

En estrecha colaboración con el Director de Recursos Humanos, el Responsable de Formación es el encargado de ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades al servicio de la empresa. En otras palabras, brinda soluciones efectivas para mantener el expertise de la compañía frente a los competidores. De hecho, en un contexto de competencia entre empresas, la formación de los empleados sigue siendo una forma segura de consolidarse como líder y avanzar en el mercado.

¿Cuál es su rol?

Primero, el Responsable de Formación (RF) tiene la función de diseñar la formación para los empleados. Debe hacer un análisis y evaluación de las habilidades que necesita la empresa. Se encargará de la redacción y el seguimiento de las especificaciones de su proyecto. Para ello, procederá a la selección de los formadores y tipos de formación que mejor se adapten a sus objetivos. El RF pasará más tiempo sobre el terreno que en los departamentos legales y administrativos, su misión será acercarse a los empleados para establecer un balance concreto y realista de sus verdaderas necesidades.

Hay que tener en cuenta que el RF está a cargo de todo proceso; desde gestionar el presupuesto disponible hasta realizar (o estar presente) en la evaluación final. Tendrá que dirigir el proyecto tanto de forma presencial como remota. En definitiva, es el actor principal de los cambios que sufrirá la empresa.

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¿Cuáles son sus objetivos?

Como responsable, será quien dirija de todas las acciones relacionadas con los proyectos de formación. En ningún caso las sesiones deben afectar la productividad de la empresa. Para ello, el iniciador del cambio (el RF) debe proponer un cronograma que se adapte a las obligaciones de la empresa.

Definir una política de formación y desarrollo de habilidades adaptada a los retos de la empresa

El objetivo de esto es diseñar un plan de formación basado en una evaluación general de la empresa y de sus empleados. Las soluciones propuestas deben adaptarse y corresponder a la visión global de la empresa.

Identificar los problemas de la empresa.

Debe ser capaz de diagnosticar los principales problemas de la empresa. Todo comienza con un estudio a fondo del entorno competitivo. Para lograrlo, es posible que el RF opte por técnicas de sondeo o incluso técnicas de “espionaje” (algo arriesgado). En cualquier caso, siempre contará con el apoyo de otros ejecutivos de la organización.

Implementación del Plan de Desarrollo de Habilidades

Primero, el Responsable de Formación definirá el plan de formación. A continuación, delineará el contenido del plan basado en la nueva definición de la formación. La operación de este plan de desarrollo de habilidades debe adaptarse al tamaño de la organización y al contexto del negocio.

El RF cifrará y arbitrará el cronograma de cada año. El objetivo es que una empresa debe mejorar al menos una vez al año si no quiere hundirse frente a la competencia.

Dirigir planes de formaciónresponsable de formacion cegos españa

Este objetivo tiene como misión seguir los pasos específicos para completar los planes. Desde la selección de proveedores de servicios, la gestión del presupuesto, el seguimiento de las especificaciones, hasta, la evaluación final.

Calificación de los requisitos y redacción de las especificaciones concretas

Para optimizar los costes y resultados, el Responsable de Formación debe conocer las necesidades de la empresa e incorporarlas en un conjunto de especificaciones. Este es el primer paso a seguir ya que proporciona una visión general de todas las acciones a tomar y los resultados que se deberían esperar. Sin esto, la formación sería una pérdida de tiempo y dinero para los directivos. Hay que tener en cuenta que un plan de desarrollo de habilidades es bastante caro y por eso es importante que el proyecto sea liderado por un auténtico profesional.

Elegir los métodos de formación

Este paso es crucial porque todos los aspectos del proceso (tiempo, coste, herramientas, recursos…) dependen de ello. La elección no solo no será aleatoria, sino que deberá adaptarse a todos los criterios de éxito estudiados con anticipación.

Además, cada tipo de formación (presencial, a distancia, basada en la aplicación al trabajo, etc.) corresponde a un coste y condiciones de éxito distintas. Por lo tanto, el RF debe anticiparse a todo esto antes de comenzar con la selección, sin olvidarse de las nuevas tecnologías en formación como módulos, vídeos, clases virtuales, MOOC, etc.

Cuando se haya hecho todo esto, el RF lanzará las convocatorias de licitación y seleccionará los proveedores de servicios que mejor puedan cubrir las necesidades de la empresa y sus empleados.

Seguir los planes de formación a tiempo real

Es el último paso en una gestión de proyectos. Seguir en tiempo real el progreso de las intervenciones, pero también el despliegue de los dispositivos y medios. Por su parte, el líder del proyecto acompañará a cada empleado en su búsqueda de competencias clave y se asegurará de que se respete el calendario.

Evaluación final

La certificación

Un certificado es la prueba de éxito de una formación. De hecho, demuestra la transmisión de habilidades y conocimientos adquiridos durante las sesiones. Por lo tanto, el Responsable de Formación (y desarrollo de habilidades) es el encargado de definir cual es el tipo de certificación más apropiado para los empleados.

Participar en la evaluación

Dado que el RF está a la cabeza del proyecto, tiene la capacidad de evaluar a los participantes. En otras palabras, conoce todos los criterios para el éxito y los indicadores de rendimiento porque él mismo diseñó el plan de formación. Colaborará con los formadores –como “jurado”– y también se ocupará de la comunicación de los resultados obtenidos.

Requisitos para convertirse en un Responsable de Formación

En primer lugar, no debemos olvidar que el trabajo del RF es parte de las responsabilidades del departamento de recursos humanos. Por lo tanto, las cualidades necesarias para ser un RF están estrechamente ligadas con las habilidades que se le pide al personal de RRHH, como por ejemplo: una buena comunicación, gestión social y técnicas de negociación.

Para que el proceso funcione sin problemas, un buen Responsable de Formación debe tener habilidades en técnicas de administración, ya que puede tener, bajo su dirección, tutores, coaches, formadores y proveedores de servicios.

Con las nuevas tecnologías de la información y el advenimiento del mundo digital, el consultor de formación debe dominar las herramientas informáticas, las empresas son cada vez más digitales.

Formación necesaria para convertirse en un Responsable de Formación

Hay que tener en cuenta que este trabajo es accesible a través de varios cursos universitarios en el ámbito de la gestión de recursos humanos. Sin embargo, otras personas han llegado al puesto con un título de posgrado en Ciencias de la Educación más una formación en Gestión de Personas.

Desde Cegos, podemos ayudar a los nuevos responsables de formación con formación que les permitirá adquirir una visión general de las funciones, así como aplicar técnicas y herramientas de trabajo para construir el plan formativo.


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