Digitalización de la gestión de la formación

Publicado en 06/07/2017

Firma digital Cegos de control de asistencia

Cegos ha creado un nuevo sistema totalmente digitalizado para agilizar la gestión de la formación, que permite al formador acceder de forma remota en cualquier momento y realizar cambios de manera sencilla, eficaz y segura. Esta herramienta cuenta con cinco puntos que facilitan la gestión de la formación:

Cero papel: Considerable ahorro y protección del medio ambiente.
Cumplimiento de normativa: Genera y registra las evidencias digitales suficientes para que pueda ser verificado y validado en cualquier proceso de inspección o auditoria.
Agilidad: Documentos se generan dinámicamente a demanda y pueden incluir nuevos asistentes rápidamente, lo que supone un ahorro en tiempo del 30%-40%.
Firmas digitales de los asistentes: Se realiza el control de asistencia en tiempo real, el cual se puede consultar de forma remota.
Seguridad: Sistema de custodia documental de fácil acceso en caso de inspección.

La aplicación está adaptada para poder usarla desde cualquier dispositivo móvil (smartphone, tablet, pc) y es intuitiva, lo que la hace fácil de utilizar.

Firma digital

Se abre la aplicación que solicita las credenciales del formador. Una vez que éste haya accedido a la aplicación, deberá seleccionar la acción y grupo formativo que corresponda. No hay pérdida ya que sólo tendrá disponibles aquellos grupos formativos en los que esté asignado.Seleccionamos el documento que deben firmar los participantes. Por defecto se encuentran disponibles:

Control de Asistencia (S-30).
Recibí de material didáctico.
Recibí de diploma o certificado de asistencia.

Opcionalmente se puede incluir cualquier tipo de documento que deban firmar los asistentes al grupo formativo.Una vez que se haya seleccionado el grupo, el tipo de documento y la sesión, se mostrarán en pantalla todos los participantes inscritos en el grupo formativo seleccionado. Junto a los nombres habrá un botón de “Firmar”, que el formador debe pulsar para después pasarle el dispositivo al participante que corresponda. El participante puede firmar con el dedo o con un dispositivo señalizador.

Digitalización para la gestión de la formación

Una vez que haya firmado, la aplicación solicitará el consentimiento del firmante para acceder a la localización del lugar de la firma. Cuando la ventana de la ubicación salte, debemos darle a “Permitir” o “Ok” para que el aplicativo registre la imagen de la firma junto con la fecha, la hora y la geolocalización, vinculándola al documento que corresponda.

La aplicación registra automáticamente la información de todos los participantes que hayan superado al menos el 75% de la asistencia, ya que se encarga de verificar las firmas, asistencias y bonificación (si la hubiera). Se puede generar el documento firmado en PDF y se podrá adscribir al grupo correspondiente para que esté permanentemente disponible, y se pueda consultar e incluso imprimir en caso de que fuera necesario.

Evaluación de calidad (opcional)

La aplicación puede configurarse para que al finalizar la formación envíe un correo electrónico a todos los participantes que hayan asistido al grupo formativo, facilitándoles una dirección de acceso y credenciales para que cumplimenten el cuestionario de evaluación de calidad de manera digital.

Por defecto, y siempre que el grupo esté configurado como bonificable, el cuestionario que ofrece es el oficial de FUNDAE. En cualquier caso, permite incluir y seleccionar cualquier otro cuestionario que el usuario quiera utilizar.

Evidencia digital

Cuando el participante haya cumplimentado el cuestionario que le hemos mandado, puede proceder a descargarse el Diploma o Certificado Acreditativo de la formación realizada. Este proceso genera y registra las evidencias digitales suficientes para que pueda ser verificado y validado en cualquier proceso de inspección o auditoría.