Cómo optimizar el tiempo en el trabajo con 12 buenas prácticas 

15/12/2023

Aprovechar al máximo cada minuto de trabajo es esencial para el crecimiento y el éxito de cualquier empresa. De hecho, en el mercado actual, la optimización de tiempo se ha vuelto una necesidad básica para conseguir ser una empresa competitiva. 

En este sentido, la formación para empresas se convierte en un pilar importantísimo para lograr una gestión de tiempo efectiva que asegure un aumento de la rentabilidad a través de una mejora del rendimiento.  

Beneficios de optimizar el tiempo en el trabajo 

Son muchos los beneficios de implementar acciones y estrategias que permitan optimizar el tiempo en el trabajo. A continuación, listamos algunos de los más importantes y que, sin duda, se traducen un gran impulso a nivel empresarial:

  1. Incremento de la productividad: Cuando se optimiza el tiempo, se maximiza la eficiencia y se logra una mejora de la productividad innegable. Hablamos de hacer más en menos tiempo. Es decir, de un aumento de la capacidad de producción y de la realización de más proyectos y tareas importantes en el mismo periodo de tiempo. De esta manera, es posible ofrecer resultados de calidad de manera más rápida, lo que supone una ventaja competitiva en el mercado.
  2. Aumento de la rentabilidad: La optimización del tiempo tiene un impacto directo en la rentabilidad de una empresa, puesto que se reducen los gastos asociados con la pérdida de tiempo y se optimizan los recursos disponibles. Además, al completar proyectos más rápidamente, se generan más oportunidades de negocio y se mejora el flujo de efectivo. Todo ello, permite obtener mayores ganancias y reinvertirlas en crecimiento y desarrollo.
  3. Mejora de la calidad del trabajo: Al evitar el estrés asociado con los plazos ajustados, los empleados tienen la oportunidad de enfocarse en los detalles, revisar y perfeccionar su trabajo, lo que deriva en la consecución de productos o servicios de mejor calidad. De este modo, se fortalece la reputación de la empresa.
  4. Reducción del estrés y mejora del bienestar: La gestión efectiva del tiempo en el trabajo también tiene beneficios para el bienestar de los empleados, puesto que reduce el estrés y se promueve un ambiente de trabajo más saludable. Entra en juego la posibilidad equilibrar las responsabilidades laborales y las personales, lo que aumenta la satisfacción y la motivación de los empleados. La eficacia y el desarrollo personal, contribuyen a una mayor retención de talento y a la formación de equipos más comprometidos y productivos.
  5. Adaptación al cambio: En un mercado en constante evolución, la capacidad de optimizar el tiempo es esencial para adaptarse rápidamente a los cambios. Optimizar el tiempo en el trabajo permite a las empresas ser ágiles y responder correctamente a las demandas del mercado, a las nuevas oportunidades y a las necesidades del cliente. 

12 buenas prácticas para optimizar el tiempo en el trabajo 

Existen varias buenas prácticas que implementar en el día a día de una empresa para conseguir optimizar el tiempo en el trabajo de manera efectiva: 

  1. Establecer metas claras: Establecer metas específicas y alcanzables con periodos de tiempo claros ayudará al equipo a mantenerse enfocado y motivado.
  1. Priorizar tareas: Se han de identificar las tareas más importantes y urgentes para darles prioridad y evitar así posibles retrasos.
  1. Planificar y organizar: Es importante planificar diariamente las tareas que se han de llevar a cabo a través de listas de tareas, calendarios, agendas o aplicaciones de gestión del tiempo para mantener una organización correcta.
  1. Evitar la multitarea: La multitarea puede llevar a la dispersión y la disminución de la productividad. Por ello, lo ideal es enfocarse en una sola tarea y concéntrase en completarla antes de pasar a la siguiente.
  1. Eliminar distracciones: Identifica las distracciones comunes del entorno de trabajo de tu empresa e intenta eliminarlas. 
  1. Delegar tareas: Delegar tareas que no requieren atención directa o que pueden ser realizadas por otros miembros de tu equipo es una de las mejores opciones para no saturar a un empleado.
  1. Establecer plazos realistas: Los plazos siempre han de ser realistas y alcanzables. Y para ello, es necesario tener en cuenta los posibles imprevistos que puedan surgir.
  1. Implementar técnicas de gestión del tiempo: Existen varias técnicas de gestión del tiempo, de las que hablaremos en el siguiente apartado de este artículo, que ayudan a aumentar el enfoque y la productividad.
  1. Automatizar tareas repetitivas: Es importante buscar formas de automatizar aquellas tareas que se repiten de forma constante, a través, por ejemplo, de herramientas informáticas.
  1. Evitar la procrastinación: Posponer tareas no permite optimizar el tiempo en el trabajo. Todo lo contrario. Para evitarlo, una opción es dividir dichas tareas en pasos más cortos y abordarlas gradualmente, para evitar el estrés que puedan provocar.
  1. Tomar descansos regulares: Programa descansos regulares durante la jornada de trabajo de tu empresa. Levantarse, estirarse y tomar aire fresco puede ayudar a mantener la energía y concentración.
  1. Aprovechar la tecnología: Utiliza herramientas y aplicaciones tecnológicas que puedan facilitar el trabajo de tu equipo y mejorar su productividad. Por ejemplo, aplicaciones de gestión de proyectos, herramientas de colaboración online o software de productividad personal.

Técnicas para optimizar el tiempo en el trabajo

Tal y como te hemos avanzado, pasamos a profundizar en tres de las mejores técnicas para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo:

  1. Matriz de Eisenhower: Esta técnica ayuda a priorizar las tareas según su importancia y urgencia. Se divide en cuatro cuadrantes: Urgente e Importante, Importante pero no Urgente, Urgente pero no Importante y Ni Urgente ni Importante. Esto permite identificar las tareas prioritarias y tener un enfoque correcto.
  2. Método GTD (Getting Things Done): El método GTD se basa en capturar todas las tareas, ideas y compromisos en un sistema externo confiable, como un listado de tareas. Más tarde, se procesa cada elemento, definiendo acciones claras y asignándolas a contextos específicos.
  3. Técnica Pomodoro: Esta técnica se basa en trabajar en bloques de tiempo de duración fija, generalmente 25 minutos, llamados "pomodoros" y seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro pomodoros, se debe tomar un descanso más largo. Esta técnica ayuda a mantener la concentración y a aumentar la productividad al establecer períodos definidos de trabajo enfocado.

Por supuesto, se trata de un tema en el que se debe formar a los empleados para obtener resultados óptimos que se traduzcan en los beneficios que hemos listado en este artículo. En Cegos, con gran experiencia en formación para empresas, contamos con un curso sobre eficacia y desarrollo personal que te será de gran ayuda para optimizar el tiempo en el trabajo..