¿Cómo mejorar la comunicación empresarial y atención al cliente?
La comunicación empresarial y la atención al cliente son dos aspectos inseparables que tienen un gran impacto en el éxito de cualquier empresa.
Una comunicación empresarial cuidada y, por tanto, optimizada, establece las bases para una atención al cliente de calidad, y una atención al cliente excepcional fortalece la reputación y de cara al exterior.
En este sentido, la formación para empresas en ambos aspectos contribuye al crecimiento sostenible de la organización, sea del sector que sea. La capacitación de los equipos en comunicación empresarial y atención al cliente es esencial para diferenciarse de la competencia y orientar objetivos.
La importancia de la comunicación empresarial y atención al cliente
La comunicación empresarial y la atención al cliente son dos pilares interdependientes que se complementan mutuamente en la construcción de relaciones sólidas con los clientes y en el logro de los objetivos empresariales.
La comunicación empresarial es la clave para transmitir la visión, los valores y la cultura de la empresa tanto interna como externamente.
En el ámbito interno, una buena comunicación entre los miembros del equipo es necesaria para coordinar esfuerzos, establecer metas claras y asegurar que todos trabajen hacia un objetivo común. La falta de una comunicación interna adecuada puede llevar a la confusión, a la duplicación de esfuerzos y, en última instancia, al fracaso de proyectos importantes.
Por otro lado, la comunicación externa permite establecer y mantener relaciones sólidas con los clientes, proveedores y otros stakeholders. Una empresa que sabe comunicarse con sus clientes de la forma adecuada puede comprender sus necesidades y expectativas, lo que a su vez permite ofrecer productos o servicios que satisfagan esas demandas de manera más precisa. Además, una comunicación abierta y transparente con los clientes crea un ambiente de confianza, lo que ayuda a generar fidelización y recomendaciones.
La atención al cliente es la manifestación práctica de una buena comunicación externa. Cuando una empresa se preocupa por satisfacer las necesidades y resolver los problemas de sus clientes, está enviando un mensaje de compromiso y valoración. Los clientes que se sienten atendidos y escuchados están más dispuestos a seguir haciendo negocios con la empresa y a convertirse en embajadores de la marca.
Además, la retroalimentación que se obtiene a través de la atención al cliente es muy valiosa para la mejora continua de la empresa. Los comentarios y las quejas de los clientes proporcionan información directa sobre áreas que requieren atención y oportunidades de crecimiento. Una empresa que ignora estos comentarios corre el riesgo de quedarse atrás en un mercado cada vez más competitivo.
Es importante destacar, por tanto, la importancia de la comunicación empresarial y la atención al cliente dentro de la organización y procesos empresariales de las distintas organizaciones.
14 Herramientas para mejorar comunicación empresarial y atención al cliente
A día de hoy, gracias al avance de la tecnología, las empresas disponen de un amplio abanico de herramientas con las que mejorar la comunicación empresarial y la atención al cliente. Te recomendamos algunas de las más utilizadas y cuya eficacia para la cohesión de equipos y la mejora de la atención al cliente está comprobada:
- Slack: Se trata de una plataforma de mensajería empresarial que permite a los equipos comunicarse en tiempo real. Ofrece canales temáticos, mensajes directos, audios y la posibilidad de intercambiar archivos, así como la de integrar otras aplicaciones para mejorar la colaboración interna.
- Microsoft Teams: Esta herramienta de colaboración de Microsoft combina, entre otras cosas, chat, videoconferencias y almacenamiento en la nube en un solo lugar. Gracias a sus características, facilita mucho la comunicación interna y la colaboración en proyectos.
- Zoom: Es específica para reuniones online y videoconferencias. Ofrece calidad de video y audio excepcionales, así como funciones de colaboración en tiempo real. Perfecta tanto como plataforma para la comunicación entre los miembros del equipo, como para el trato con clientes en caso de empresas cuyos productos o servicios estén dirigidos a un público B2B (Business to Business).
- Zendesk: Para la gestión de atención al cliente, Zendesk es una de las mejores opciones. Permite gestionar tickets de soporte, correo electrónico, chat en vivo y redes sociales, lo que facilita la resolución rápida y eficiente de cualquier situación que pueda darse con los clientes.
- HubSpot: HubSpot ofrece una suite completa de herramientas de marketing, ventas y atención al cliente. Es un CRM (Customer Relationship Manager) muy completo que ayuda a gestionar y a automatizar la comunicación con los clientes a lo largo de todo el ciclo de compra.
- Intercom: Intercom es una plataforma de mensajería que ayuda a las empresas a interactuar con los clientes desde su sitio web o aplicación. Permite la segmentación de usuarios y la personalización de mensajes.
- Hootsuite: Para la gestión de redes sociales y la comunicación externa, Hootsuite es una gran herramienta. Permite programar publicaciones, monitorear menciones y analizar el rendimiento en las redes sociales.
- Mailchimp: Es una de las opciones más populares para el marketing por correo electrónico y la comunicación con clientes. Ofrece capacidades de segmentación y automatización de campañas muy útiles.
- Trello: Trello es una herramienta de gestión de proyectos visual que facilita la colaboración en equipo. Permite organizar tareas y mantener a todos informados sobre el progreso de los proyectos.
- SurveyMonkey: Es ideal para recopilar datos sobre los clientes, puesto que permite crear encuestas personalizadas y analizar los resultados para tomar decisiones informadas.
- Freshdesk: Otra opción para la atención al cliente es Freshdesk, una herramienta muy flexible que ofrece capacidades de gestión de tickets, chat en vivo y automatización de flujos de trabajo para proporcionar un soporte excepcional.
- Google Workspace: Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace posee herramientas de colaboración como Gmail, Google Drive y Google Meet, que facilitan mucho la comunicación y el trabajo en equipo online.
- Asana: Es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que facilita la colaboración en equipo y la organización de proyectos empresariales. Permite asignar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso de cada uno de los proyectos, mejorando así la comunicación interna y la productividad del equipo.
- Calendly: Es perfecta para la programación de citas. Simplifica la coordinación de reuniones y eventos con clientes, socios o miembros del equipo. Permite a las personas ver tu disponibilidad en tiempo real y programar reuniones de acuerdo con sus horarios. Es una gran aliada para la optimización de tiempo que, además, reduce la confusión en la programación y mejora la experiencia del cliente al facilitar la comunicación y la programación de citas.
A la hora de decantarse por una u otras es importante evaluar detenidamente sus características y costes, para poder escoger aquellas que mejor se adapten al presupuesto y a las necesidades de cada organización en lo relativo a comunicación empresarial y atención al cliente.
Desde Cegos, apostamos siempre por la formación de empresas como vehículo hacia el éxito. Por ello, contamos con una amplia variedad de cursos a través de los que capacitar a los equipos. Entre ellos, con el objetivo de mejorar la comunicación empresarial y la atención al cliente, destacamos el área de “Comercial y ventas”, con formaciones que persiguen objetivos como el desarrollo de habilidades y técnicas de comunicación para la negociación, las ventas o la prospección.