Profesionales de compras: Responsable de compras
¿Qué es un Responsable de Compras?
En colaboración con la dirección general, un Responsable de Compras (RC) se ocupa de los aspectos organizativos, contractuales, financieros y logísticos de las compras de la empresa. De hecho, su función es lograr los objetivos cuantitativos y cualitativos de la organización, en términos de adquisición de bienes y servicios. Representa a su compañía durante la negociación y su cierre.
¿Cuál es su rol?
Con la supervisión y apoyo de la dirección comercial, el Responsable de Compras se encarga de todas las tareas que implica la acción de compra. En otras palabras, adquirirá las materias primas, las herramientas y los servicios necesarios para la actividad de la producción. Por eso, el RC suele encontrarse en el departamento de ventas y marketing de la empresa.
El RC participa en reuniones con los directivos para discutir las políticas de compra de la compañía, porque luego, como representante de la empresa, será quien tomará las decisiones en su nombre durante las operaciones comerciales.
Finalmente, es posible que el RC esté al frente de un equipo de compradores y agentes de campo. En este caso, le toca asumir su rol de manager y debe garantizar el buen desempeño de su equipo. Por otro lado, también se ocupa de la logística y la gestión de riesgos, manteniendo una buena relación con los proveedores y empleados.
¿Cuáles son sus objetivos?
Un Responsable de Compras contribuye a la buena dinámica de la economía de su empresa. De hecho, el principal interés del RC debe ser minimizar los gastos de compra para maximizar las ganancias de la empresa mediante las ventas. Sin olvidarse de que las cualidades de los productos o servicios adquiridos deben cumplir con los requisitos establecidos por los managers.
Dominar el entorno y los objetivos de la empresa
Debe conocer aquello que compete a la compañía en su actividad general –para representarla de manera efectiva– así como conocer a los actores externos que participan a lo largo de las etapas de una apropiación de bienes o servicios.
Conocer el entorno
Al hacerlo no solo conseguirá ubicarse y comprender los sectores, sino también tener una visión global de la comunidad empresarial. En otras palabras, consiste en identificar todos los objetivos de cada función, en particular las propias, como Responsable de Compras. Así sabrá qué hacer y cómo hacerlo cuando acceda al puesto.
Es necesario conocer la política de compras de la compañía. De hecho, el nuevo RC analizará e investigará todos los datos comerciales de su empresa. Su objetivo es saber qué problemas puede haber y cómo afrontarlos.
Ajustar los precios
El precio, como de costumbre, termina siendo el elemento clave de una operación comercial. El Responsable de Compras tendrá que negociarlo y fijarlo con el proveedor.
Para ello, el RC debe tener en cuenta la calidad, la rentabilidad y la necesidad de los bienes o servicios que adquirirá. También debe anticipar el impacto que la compra tendrá en las finanzas de la compañía.
Marketing de compras
Uno de los objetivos del RC es llevar un control de las acciones analíticas, necesarias antes de comenzar cualquier proceso de compra. Este proceso consiste en optimizar las fuentes de información, analizar las necesidades y conocer las limitaciones y riesgos del mercado.
Selección de los proveedores
La etapa de selección del proveedor es crucial para todas las operaciones posteriores. De hecho, varios parámetros de la compra dependerán de esta elección por lo que el responsable de compras debe cuidar esta tarea para evitar problemas y errores a futuro.
La contratación
Para anticipar los riesgos financieros, el RC debe establecer criterios sobre la elección de los proveedores. Creará vínculos entre la estrategia de marketing de compras y los candidatos enumerados después de la licitación. Obtendrá un resultado después de observar las similitudes y, por lo tanto, escogerá el(los) proveedor(es) ideal(es) para la empresa.
La consulta
Después de la contratación, el RC deberá acercarse al proveedor diplomática y profesionalmente. Creará los archivos formales necesarios, como la Solicitud de propuesta (RFP), la Solicitud de precio (RFQ) o la Solicitud de información (RFI), proyectando siempre una imagen creíble y confiable para asegurarse el éxito en la compra.
Negociación y comunicación del Responsable de Compras
Antes de cualquier forma de negociación, el RC tendrá que preparar su entrevista, es decir; establecer –por adelantado– sus objetivos y límites. Además, debe analizar la situación y los posibles problemas de la compra que está a punto de afrontar.
Durante la entrevista, una buena comunicación y argumentos concisos le ayudarán a obtener el mayor beneficio posible. Esto mismo sería útil para saber manejar las situaciones difíciles, así como para gestionar las concesiones y contrapartes.
Gestión de riesgos y relaciones internas / externas
Uno de sus objetivos es tener en cuenta otras disciplinas que participan en la compra y que, sin embargo, no están relacionadas directamente con el comercio. Además, el RC debe analizar los riesgos derivados de cada paso que se dé durante la adquisición.
Aspectos legales de la compra
A diferencia de una compraventa (simple) entre un minorista y un consumidor, el intercambio entre dos compañías es una acción legal. De hecho, una venta o compra está regulada por el Código de comercio.
Las cláusulas incluidas en los contratos requieren la atención del Responsable de Compras para gestionar adecuadamente los riesgos financieros. En este sentido, debe garantizar el cumplimiento de los términos legales durante la ejecución y hasta la finalización del contrato.
Compras de calidad
La calidad de las compras se define por los índices de desempeño impuestos por los managers de la compañía. Estos criterios serán útiles para las auditorías de evaluación de proveedores y la mejora continua de los suministros. Dicho esto, el RC creará un cuadro de mandos donde podría identificarse y encontrar puntos a modificar para una mejor calidad en sus operaciones comerciales.
La gestión del equipo de compras
El RC tomará el papel de líder para lograr objetivos colectivos. Como resultado, sus tareas se centran en la motivación y delegación para con su grupo de trabajadores. El buen desempeño de estos será beneficioso, obviamente, tanto para el RC como para la compañía.
Las habilidades requeridas para convertirse en Responsable de Compras
Por supuesto requerirá de una serie de habilidades comerciales que tendrá que demostrar durante las operaciones internas y externas. Su capacidad para analizar y negociar le ayudará a lograr los objetivos acordados con sus superiores.
El RC también debe dominar la gestión de proyectos; desde la elaboración de especificaciones y el estudio de riesgos, hasta la selección de proveedores. Son estas responsabilidades lo que le diferenciarán y le permitirán obtener o conservar su trabajo.
El Responsable de Compras cuenta con un equipo a su disposición. Para dirigir adecuadamente a estos agentes, necesitará ciertas habilidades gerenciales. De hecho, su rol como manager es el de motivar y administrar socialmente a todos los miembros de su grupo para avanzar juntos.
Finalmente, el RC debe conocer las buenas técnicas de comunicación que se refieren a su campo. Por eso tiene que contar con argumentos precisos y concisos durante la negociación, incluso en una situación difícil. La buena gestión de las tensiones durante un diálogo es una marca de profesionalidad.
Formación para convertirse en Responsable de Compras
Para alcanzar esta posición, las personas optan por graduarse en estudios relacionados con el comercio, ventas o marketing. Después de años de experiencia profesional en el campo como agente comercial (o similares), podrían buscar la promoción a este puesto. Una certificación ayudaría a la hora de conseguir sus objetivos.
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