Metodologías ágiles en tiempos de crisis

08/06/2020

En el contexto actual, las metodologías ágiles se alzan como la solución óptima para adaptarse a nuevos modelos de negocio y/o formas de trabajar de manera individual y en equipo. Scrum y Kanban son las principales.

Una crisis sanitaria como la actual se asemeja a cualquier otra en tanto que implica una revisión de los métodos y procesos usados hasta la fecha en el seno de economías, sociedades, sistemas sanitarios y… empresas. Los cimientos del sistema se tambalean y toca optimizar los procedimientos válidos hasta la fecha. Para operar en este tipo de contextos cambiantes, se necesitan metodologías lo suficientemente ágiles, capaces de adaptarse a las necesidades variables del entorno y a las ideas de mejora que vayan surgiendo durante el proceso, algo que redunda en una calidad superior del producto o servicio.

La adaptación se convierte así en el elemento clave de unas metodologías acuñadas como ágiles y que, a grandes rasgos, persiguen gestionar los proyectos de una manera óptima. Para ello, lo primero que se necesita es un departamento de RRHH versátil y cercano, que sepa motivar e involucrar al segundo elemento de la ecuación, esto es, un equipo multidisciplinar y cohesionado, en el que la comunicación y el feedback sean dos prácticas habituales. Fijar los objetivos y establecer plazos servirá asimismo para hacer un seguimiento exhaustivo de cada uno de los proyectos, identificando a tiempo aquello que funciona y buscando alternativas para aquello que no acabe de cuajar. También es recomendable rodearse de colaboradores flexibles e innovadores, así como delegar en ellos apelando a su autonomía y responsabilidad.

Respuesta ante el cambio en tiempos de crisis

Metodologías ágiles

Cansados de procesos de creación rígidos que daban como resultado programas que, cuando se lanzaban al mercado ya estaban obsoletos, en 2001 varios CEO de empresas de software elaboraron el Manifiesto Ágil. Este recogía los cuatro principios que debían incorporar las organizaciones a la hora de ser lo suficientemente ágiles para redirigir sus proyectos según las condiciones de cada momento. Estos cuatro principios eran:

  • Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
  • Software funcionando sobre documentación extensiva
  • Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
  • Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Entre las metodologías ágiles más usadas en el contexto empresarial actual destaca la Scrum. Esta hace hincapié en el propio ciclo de vida del proyecto, que puede dividirse en fases, y está a cargo de un equipo colaborativo. Las entregas (o sprints) del producto se hacen de forma fraccionada o gradual, minimizando así los riesgos y/o corrigiéndolos a tiempo. La metodología Scrum está especialmente indicada en entornos complejos y requiere de grandes dosis de innovación, productividad, flexibilidad y competitividad, así como que cada miembro del equipo tenga claro la función que ocupa en el proyecto.

Metodologías ágiles: productividad ante todo

Otra de las  metodologías ágiles que han demostrado su valía es Kanban. Esta también divide el proyecto en fases, identificables de un solo vistazo gracias al uso de una tabla dividida en columnas donde se ubican los proyectos en función de que se encuentren pendientes, en progreso o terminados. Se trata de una línea que recoge el estatus real de cada proyecto, simplificando así la planificación y asignación de tareas. Esta especie de tablero sirve asimismo para motivar y retar a los distintos equipos que se encuentran trabajando en el proyecto, de forma que su productividad también saldrá reforzada.

Ahora, que el teletrabajo se ha implementado de forma masiva en nuestro país, aparte de las metodologías ágiles, cabe incorporar herramientas que nos hagan más efectivos en nuestro trabajo diario y que nos permita comunicarnos y colaborar con el resto de la plantilla, requisitos imprescindibles para el éxito de cualquier metodología que se precie. Estas van desde Slack, una de las aplicaciones más conocidas de mensajería rápida para equipos y que permite crear grupos para que la comunicación sea fluida, algo que redunda en una buena organización, a Microsoft Teams, parecida a Slack y también compatible con los programas del paquete Microsoft. Hay otras como Sesame, con la que las empresas pueden saber cuánto tiempo dedican los empleados a su jornada laboral; TeamUp, una aplicación basada en un calendario de tareas para equipos donde se asignan funciones y permite hacer notificaciones, o Trello, que permite organizar tareas, agrupándolas en tablones y tarjetas –al más puro estilo Kanban- y usarse desde un dispositivo móvil u ordenador.

¿Preparado para afrontar el reto?