Gestión de compras: cómo ser más eficiente y resolutivo
Cuando una empresa quiere aumentar sus beneficios lo primero que hace es poner el foco en los departamentos de ventas, marketing o producto.
Sin embargo, una acción tan sencilla como optimizar los procesos de gestión de compras de una empresa puede aumentar el margen de beneficios de la misma en un 15%.
Pues una buena gestión de los procesos de compras permite reducir los costos de producción de la empresa, mejorar la calidad de sus productos y aumentar su competitividad en el mercado.
¿Qué es la gestión de compras de una empresa?
La gestión de compras es el conjunto de procesos implicados en la adquisición de los artículos y servicios que permiten garantizar el correcto funcionamiento de una empresa.
Es decir, su objetivo es abastecer las organizaciones con todo aquello que necesitan para poder llevar a cabo sus procesos de producción.
Por lo que, podríamos decir, que el departamento de compras es el eje vertebrador de todos los departamentos de una empresa porque de sus decisiones y su gestión dependerá tanto la calidad del producto en sí como su precio y las ofertas o promociones que se podrán llevar a cabo.
Es por este motivo por el que la política que se aplica sobre la gestión de compras deberá estar alineada con la estrategia de la empresa a nivel global.
Funciones de gestión de compras
Los departamentos de compras no solo se ocupan de la gestión de pedidos y el control de presupuestos, además realizan las muchas otras funciones:
- Realizar investigaciones de mercado
Para que una gestión de compras sea eficiente es indispensable estar al corriente de los nuevos materiales que aparecen en el mercado y las ofertas o promociones de los diferentes proveedores. De este modo será más sencillo detectar las nuevas oportunidades que permitan aumentar la productividad de la empresa y mejorar la satisfacción de sus clientes.
- Asesorar al resto de departamentos en sus solicitudes
El departamento de compras recibe las peticiones de todos los trabajadores y se encarga de dar prioridad a los pedidos más urgentes o que mayor retorno vayan a proporcionar a la empresa.
De hecho, su objetivo principal es gestionar los recursos económicos de la empresa de la manera más rentable posible.
- Solicitud de presupuestos y selección de proveedores
Una vez identificadas las necesidades internas, es momento de empezar a solicitar presupuestos y comparar las propuestas de los diferentes proveedores hasta encontrar la que mejor se ajuste a los requerimientos de calidad, presupuesto y disponibilidad de la empresa.
- Negociación con proveedores
Antes de empezar a trabajar con un proveedor hay que llevar a cabo una serie de gestiones como la negociación de precios y volumen de las compras, los plazos de entrega, las formas de pago, las vías para solicitar los pedidos, etc.
Toda esta información vendrá recogida en el contrato de colaboración.
- Recepcionar compras y aprobar facturas
Los departamentos de compras también se encargan de recepcionar la mercancía y pasar las facturas a administración para que procedan a gestionar el pago de las mismas.
Así la empresa se asegura de que todo el proceso se haya completado según lo acordado.
- Llevar a cabo un control exhaustivo del inventario
Y por último, pero no menos importante, la gestión de compras también se responsabiliza de garantizar el stock necesario para evitar interrupciones en los procesos de producción o gastos innecesarios y duplicidades.
Indicadores de la gestión de compras
Si quieres evaluar la gestión de un departamento de compras deberás fijarte en indicadores como los que te citamos a continuación:
- Índice de compras: es la diferencia entre el porcentaje de compras y el de ventas. Dato clave para detectar si se está llevando una buena gestión desde el departamento de compras.
- Índice de coste del departamento de compras: es la relación entre el coste total del departamento de compras frente al importe total de las compras realizadas. Este es el indicador que te revelará si realmente es rentable contar con un departamento de compras para una empresa.
- Índice de concentración de compras: hace referencia al importe medio por pedido. Este dato es muy útil para poder negociar un mejor precio para compras con pedido mínimo.
- Índice de concentración de proveedores: este indicador nos muestra la media de número de pedidos por proveedor. Es interesante a la hora de agrupar pedidos y unificar procesos.
- Índice de rotación de stocks: recoge la cantidad de veces que rota el stock medio frente a la cantidad de compras realizadas. Es un buen indicador para valorar la gestión de inventario.
- Rentabilidad de las compras: es el resultado de dividir el ahorro anual obtenido en cada compra entre el coste anual del departamento de compras multiplicado 100. Otro indicativo para cuantificar el valor de las gestiones de este departamento.
3 Consejos para optimizar la gestión de compras y ser efectivo
Si quieres optimizar la gestión de compras de tu empresa te recomendamos que sigas las siguientes indicaciones:
1 - Nunca dependas de un solo proveedor
Confiar todo el suministro de un tipo de material a un solo proveedor puede ser una operación demasiado arriesgada. En cambio, trabajar con diferentes proveedores que puedan servir un mismo material te garantiza que nunca te vas a quedar sin suministro.
2 - Agrupa tus compras con otras empresas
Se puede llegar a acuerdos con otras empresas que necesiten el mismo tipo de productos que la tuya para realizar los pedidos conjuntamente y obtener así mejores condiciones de compra.
Este consejo es especialmente interesante para las PYMES que no tengan un excesivo volumen de compras y quieran ser más fuertes en sus negociaciones con los proveedores.
3 - Establece una buena relación con los proveedores
Antiguamente era muy común contactar con los proveedores para solicitar una mejora de las condiciones amenazando con marcharse a la competencia. Sin embargo, hoy en día es mucho más beneficioso construir relaciones de confianza con ellos para que nos beneficien en nuestras condiciones. Es lo que se conoce como networking.
¿Te gustaría aprender a optimizar la gestión de compras de tu empresa y aumentar tus beneficios anuales?